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如何做好产品设计管理

《明源IT&地产》 刘毅
2011-11-29 23:16:11
人物:    企业:
导读:要做好产品设计管理,重点抓住两条主线:一条动态线,即设计过程管理;一条静态线,即设计资料管理。

刘毅 明源地产研究院高级咨询顾问

     对于产品设计管理的价值,我们毋庸置疑:地产企业的项目利润基本由两方面决定,一是拿地,二就是项目的规划设计。而现今,当土地逐渐成为稀缺资源,土地红利时代渐行远去,产品设计管理的价值就更加凸显,例如通过设计带来产品溢价,通过规范设计资料管理,实现快速复制,形成规模优势,控制成本等。但产品设计管理到底管什么?怎么管?这是目前大多数房地产企业管理的模糊地带。

 

传统设计管理遇到的挑战

 

随着行业的发展,大多数房企进入了异地扩张、全国布局的发展阶段,项目的开发量、难度和风险与以往相比已不可同日而语。但项目的规划设计作为整个开发价值链条的最上游,其设计效率和效果却远远落后于企业发展的步伐,成了企业管理的一个瓶颈。我们这里简要分析下传统的设计管理遇到的挑战:

一是设计过程管理缺乏流程制度,协同不力

产品设计是对营销、运营、造价、采购、工程、政府、设计院、施工方等多方意见综合考虑后得到的结果,由于交互环节繁多,又存在太多不确定因素,造成设计反复的因素十分多。如果没有一套相应的管理流程制度,不能做到内外部良好的信息互通和协同,可能导致部门间内耗增大,效率低下,最终致使整个项目拖延,产品质量也无法保证。

某企业一个在建项目,施工人员在房屋快要封顶时才发现一个设计环节无法实现,询问后才知道,四个月前这点已经在图纸上修正了,而施工方没有收到任何通知及确认,此时木已成舟,变更难度相当大,光制定解决方案就耗费了近两个月,直接造成该项目延迟开盘,且成本急剧飙升。

二是设计资料管理混乱

目前,企业基本都是通过会议、邮件等评审方式完成对设计成果的修改,由于没有统一的成果管理机制,最终的设计资料散落在部分人的电脑或邮件中,最后也许除了设计部经理和负责施工的工程部经理几个人以外,谁也不清楚这个项目最后设计成果,产品的设计效果难以把控。更可怕的是,有可能部分设计成果没有通过多方评审确认,就开始动工了。

三是缺乏标准化管理,成功案例难以借鉴

一方面,企业未能对产品的部分模块(如阳台、厨卫)和材料(如防火、保温材料)制定标准化要求,造成每个项目都需重新设计,耗费巨大成本和资源,且难以形成规模优势;另一方面,由于受到地域的限制,项目的设计资料都保存在各区域公司的文档库中,优秀的设计案例难以得到推广和借鉴,产品复用率低。

 

解决方案:双线管理  动静结合

 

要做好产品设计管理,重点抓住两条主线:一条动态线,即设计过程管理;一条静态线,即设计资料管理。基于双线管理来搭建适合地产行业的产品设计管理模型(如下图)。

动态线——设计过程管理

对于大多数地产企业而言,传统的产品设计管理工作即从项目启动会开始到施工图出来后就结束了,但实际上,产品设计管理应该是一个贯穿项目全生命周期,持续完善和提升的循环过程,涵盖了前期设计计划管理,中期执行汇报和监控,以及过程中的成果物管理,交付阶段的产品缺陷反馈,再到项目完成后的经验总结,如下图所示:

好的产品设计管理应具有三大管理特色:

一是设计前置。在前期投资分析阶段,设计就应该开始介入,分析一个城市或区域的土地规划,了解当地客户的实际需求与支付能力,以此制定项目定位和产品设计标准,逐步形成基于客户细分模式的“城市地图”。

二是标准化,即指建立一整套可执行的标准化流程制度和设计要求体系,支撑项目设计的执行。主要分为技术标准化和管理标准化两部分。技术标准化包括对各类设计任务书、审图要点、建造标准(如防火、防盗、保温等)、重点产品模块(如厨卫、景观部分等)及选用材料等一系列的技术标准文档;管理标准化包括建立各专业设计流程管理制度(如方案设计、施工设计、设计变更等)以及相应配套的管理文档。

三是创新。一方面将项目交付阶段和物业维护阶段中的客户反馈纳入到产品设计管理体系中,汇总和梳理客户意见,找到未来产品完善的发力点;另一方面,当项目结束后,项目团队分职能线分别从各自专业角度对项目进行后评估分析,这种体系化的经验沉淀,是新项目设计创新的基础。

同时要认识到,设计过程管理不仅是研发设计部门的事情,所有与设计相关的业务对口部门都是其管理体系的一部分,它体现在项目开发各个阶段内外部协同过程中,以阶段性成果物作为工作汇报和交接的依据。

静态线:设计资料管理

设计资料是企业重要的知识财富之一,如何管好、用好这些资料对持续提升项目设计能力起到重要作用。

设计资料管理贯穿设计全过程,在过程中完成沉淀与应用。做好设计资料管理首先是制定设计资料的分类标准,明确整个设计过程中所需要的设计资料,指导一线人员的工作,同时也为设计资料的同步沉淀打好基础(将设计资料与主要设计流程进行绑定,以实现设计资料的同步沉淀)。

其次,要严控设计资料输出的合规性,如每个设计阶段需要沉淀哪些资料,每份资料的制定和变更都需要通过哪些设计相关方的会签和审批等,只有通过各方确认后才可作为正式资料沉淀。

再次,强调资料沉淀的及时性,并做好资料的版本和发放管理,保证最新的资料能够及时完整地送达相关部门,使各方信息同步更新。

最后,建议企业能够定期(一般以一年为周期)对当前设计资料进行梳理和提炼,并收集各方的设计需求以及用户反馈意见,找到当前产品设计的短板,持续进行产品标准化和创新的研究。通过建立标准化的产品设计标准,如设计合同模板、设计任务书模板、产品建造标准等标准化的模板、指引和参照案例,指导和规范设计人员的工作,提升工作效率,同时降低设计风险。

 

如何应用落地

产品设计管理是一个庞大的应用体系,如何将其落地,在此给出两点建议:

分步骤实施

产品设计管理的深度要根据企业目前的发展阶段、管理水平和亟待解决的矛盾来决定。建议企业采用分步走的方式来逐步实施产品设计管理体系,以下是其规划蓝图:

第1阶段:梳理各阶段的设计成果,并在实际业务中及时沉淀归档,建立起设计成果资料库,供企业全体设计人员查阅。

第2阶段:建立设计协同流程,对业务流程和设计成果同时进行管控,形成过程管理闭环。

第3阶段:通过不断的沉淀和反馈,将易于形成标准的产品模块提炼成全企业共同遵守的产品标准,为建立成体系的产品系列标准打好基础。

第4阶段:客户细分战略的落地阶段,从土地、客户、产品三个维度进行可量化分析,支持产品决策,实现产品价值最大化。

借助信息化工具

从线下管理走向线上管理,是设计管理的必然趋势。企业借助信息化系统,将业务流程进行固化,实现设计过程的标准化、精细化管理。从设计计划的在线管控,到设计成果的多部门协同审批,以及成果分类沉淀和版本管理,省去过程中一些繁琐、低效的环节,提高项目设计效率,保证设计质量。

    同时,信息化工具作为最佳的信息传递媒介,可以很好改善各区域公司受地域限制而不能相互学习的现状,提升产品创新能力。