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房地产企业如何利用信息系统推行内部控制

《明源IT&地产》 陈虹宇
2012-01-13 23:59:58
人物:    企业:万科,金融街
导读:对于企业管理来说,内部控制是重要的一环。构建企业内部控制,是市场经济条件下,加强企业科学管理、提高企业经济效益的客观要求。房地产行业是资金密集型的高风险行业,更应加强内部风险控制。

对于企业管理来说,内部控制是重要的一环,但真正引起重视关注,应该是2001年美国安然倒闭事件后,继该事件之后,世界各国公司财务丑闻层出不穷,从而导致了投资者对上市公司产生严重的信任危机。因此,各国对于企业风险管理和内部控制达到了前所未有的重视和规制。美国出台的《萨班斯法案》(Sarbanes-Oxley Act,简称SOX法案)旨在以会计信息真实与完整为线索提升企业内部机制及报告体系。国内有些在纽约上市的企业,都必须遵循SOX法案,其中对信息系统的控制也有非常明确的要求。2008年,我国财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合出台了《企业内部控制基本规范》,其中明确“本规范适用于中华人民共和国境内设立的大中型企业。小企业和其他单位可以参照本规范建立与实施内部控制”。

房地产公司没有在国外上市,所以在内控管理上可能滞后一些,但目前我们也看到万科、招商、金地、金融街等知名地产公司也已经率先构建与完善企业内部控制,并先后对外发布内部控制自我评价报告。内部控制是企业管理的重要组成部分,他与企业的经营过程结合在一起,对企业生产经营活动进行调节和约束,使经营过程发挥其应有的功能,对企业的整个经营管理活动起着监督控制的作用,在企业管理中至关重要。构建企业内部控制,是市场经济条件下,加强企业科学管理、提高企业经济效益的客观要求。房地产行业是资金密集型的高风险行业,我国房地产开发企业大多数属于中小企业,可以参照《企业内部控制基本规范》建立与实施内部控制。

房地产开发企业内部控制要求

1.内控管理的目标

1)战略目标:它与房地产开发企业的使命相协调,反映了管理者就企业如何努力为它的利益相关者创造价值所作出的选择。

2)财务报告及相关信息真实完整目标:此类目标要求房地产开发企业的内部和外部的报告真实可靠。可靠的报告为管理者提供适合其既定目标的准确而完整的信息,支持管理者的决策依据对企业活动和业绩的监控。

3)营运及资产安全目标:此目标是保证房地产开发企业经营的有效性,包括业绩和盈利目标以及保护资源不受损失,保证企业现有的各项资产安全完整,使生产经营顺利进行并保证企业价值的真实完整。

4)合法合规目标:此目标要求房地产开发企业行为符合相关法律法规的规定,这对企业在社会和市场上的声誉产生极大的影响。

2.构建和完善内部控制的原则

1)风险导向原则:内部控制评价应当以风险评估为基础,根据风险发生的可能性和对企业单个或整体控制目标造成的影响程度来确定需要评价的重点业务单元、重要业务领域或流程环节。

2)预防为主原则:建立企业内部控制制度主要是预防经营活动的无效率和违法行为。要保证单位的各项业务有序进行,还要避免经营运行中发生浪费、舞弊或混乱所带来的经济损失。

3)一致性原则:内部控制评价应当采用统一可比的评价方法和标准,保证评价结果的可比性。

4)公允性原则:内部控制评价应当以事实为依据,评价结果应当有适当的证据支持。

5)独立性原则:内部控制评价机构的确定及评价工作的组织实施应当保持相应的独立性。

6)成本效益原则:内部控制评价应当以适当的成本实现科学有效的评价。

3.构建与完善内部控制的措施

除了上市公司和国有企业,房地产开发企业的内部控制一般没有统一的标准,企业通常根据《企业内部控制基本规范》的规定,结合自身经营规模和房地产行业特点制定具体的内部控制程序和措施。房地产开发企业内部控制的构建和完善应从以下几方面进行:

1)内部控制环境建设:内部控制环境主要包括组织和人员两个方面。建立健全股东会、董事会、监事会、经营(总经理)班子,明确职责。建立以董事会为主体,股东会、董事会、监事会、经理层相互监督、相互制约的内部控制机制,推行职务不相容制度,规范决策程序。提高企业管理者对内部控制的认识,管理者应重视内部控制,以身作则,带头遵守各项内部控制制度,稳健经营,科学管理。

2)风险控制:房地产开发企业从取得土地、开发经营到房屋销售等许多方面都会受到来自企业内外部诸多因素的影响,因此,要强化风险意识,通过风险预警、风险识别、风险评估等措施,对财务风险和经营风险进行防范和控制。

3)控制活动:房地产开发企业控制活动主要包括批准控制、会计控制、实物控制等。批准控制属事前控制,在经济业务发生前,按照既定程序,对其正确性、合理性、合法性加以核准,并确定是否让其发生。会计控制包括恰当的岗位设置、严密的凭证制度、合理的会计记录程序和严格的日常核对制度。实物控制是为保护各种实物的安全完整,防止舞弊行为而进行的控制。主要包括限制接近、实物保护和实物清查等。

4)信息流通和沟通:良好的信息流通和沟通系统可以是企业内部上下沟通便捷、各职能部门信息相互传递方便,从而有助于强化企业内部控制,真实反映企业的财务状况和经营成果,及时发现并纠正错误与舞弊行为。企业的信息系统包括财务信息系统和管理信息系统。加强信息流通和沟通,建立开放和畅通的信息反馈渠道,包括管理层与员工之间的上下、横向和对外的沟通渠道,确保信息正确的传达沟通。

5)内部监控:确保内部控制制度被切实地执行就必须对内部控制进行监督。内部审计是内部控制的一个组成部分,他通过对内部控制的检查与评价来协助管理者完成管理目标。建立相应的内审机构,设立并完善内部审计监督体系,指定专门机构或人员,赋予充分的权利,

对内部控制执行情况监督检查,对各级管理层的财务活动和管理活动进行评价。

如何借助信息系推行内控

房地产企业内部控制的重点业务活动包括:资金、采购、存货、销售、工程项目、固定资产、无形资产、长期股权投资、筹资、预算、成本、费用、担保、合同协议、业务外包、对子公司的控制、财务报告编制与披露、人力资源政策、信息系统一般控制、衍生工具、企业并购、关联交易、内部审计。

随着房地产企业信息化的推进,部分业务活动已经依赖信息系统的支持,通过系统实现业务岗位分工和授权审批、记录收款和成本核算、提供绩效考核所需数据,并且通过报告和预警来协助内部审计。

1.总则

信息系统是指利用计算机技术对业务和信息进行集成处理的程序、数据和文档等的总称。借助信息系统推行内控的目的是引导企业充分利用信息系统规范交易行为,提高信息系统的可靠性、稳定性、安全性及数据的完整性和准确性,降低人为因素导致内部控制失效的可能性,形成良好的信息传递渠道。

2.信息系统对关键环节的内控支撑

1)岗位分工与授权审批:职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范,机构设置和人员配备应当科学合理,重大信息系统开发与使用事项应履行审批程序。

2)信息系统开发、变更与维护控制:信息系统开发、变更和维护流程应当清晰合理。

3)信息系统访问安全:应当建立访问安全制度,操作权限、信息使用、信息管理应当有明确规定。

4)硬件管理:硬件管理事项和审批程序应当科学合理。

5)会计信息化及其控制:会计信息系统流程应当规范,会计信息系统操作管理、硬件、软件和数据管理、会计信息化档案管理应当完善。

房地产开发企业内部控制的构建与完善还应当根据企业实践情况区别对待。对会计核算混乱、管理基础薄弱的企业,应从定岗定员、明确岗位职责、完善内部控制制度入手,按照合规经营的要求建立内部控制,保证企业财产物资的安全完整和会计信息的真实可靠。对于会计核算健全规范、管理基础较好的企业,应按合规性和效益性的目标要求构建和完善内部控制。

总之,房地产开发企业的一切管理工作都应从建立和健全内部控制开始;企业的一切决策,都应统驭在完善的内部控制制度之下;企业的一切活动,都不能游离于内部控制之外。借助信息系统实现内部控制和内容审计,是企业控制管理的大趋势。

 

房地产企业内控案例展示》

万科2008年内控报告综述

在董事会、管理层及全体员工的共同努力下,本公司已经建立起一套较完整的内控体系,从公司治理层面到各流程层面均建立了系统的内部控制制度。董事会负责内部控制的建立健全和有效实施, 经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。董事会下设审计委员会,审计委员会负责督导企业内部控制体系建立健全,监督内部控制的有效实施和内部控制自我评价情况。公司审计部直接由审计委员会指导工作,其负责人由董事会任命,保证了其机构设置、人员配备和工作的独立性。监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督。

2008年度,公司以财政部等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》为参考,对公司的内控体系进行了梳理及优化,并组织总部及各控股公司对内控设计及执行情况进行了系统的自我评价。

重点业务信息系统报告摘要

销售:《明源销售系统使用规范》使用销售系统平台对项目定价、认购、折扣、签约、回款等业务进行控制和记录。所有业务操作均需履行公司设定的审批流程。同时制度体系中也设计了复核、检查监督机制,完善对业务操作的管控。

资金:《万科集团资金业务操作细则》,明确公司资金管理的要求和控制流程,按照公司集中统一管理的原则,通过资金管理平台对资金业务进行管理和控制,从而降低资金使用成本并保证资金安全。

信息与沟通:《万科集团信息管理办法》,公司持续地运用信息化手段提高管理决策及运营效力,流程与信息管理部作为信息化工作的执行及管理机构,负责公司财务系统、业务运营系统和办公管理系统的规划、开发与管理,负责组织公司各类信息系统的开发与维护,在全公司范围内提供信息系统共享服务。

 

招商2008年内控报告  概述

招商局地产控股股份有限公司(以下简称“公司”)根据财政部颁发的《内部会计控制规范——基本规范(试行)》及具体规范,按照公司董事会及其下设审计委员会的要求,公司审计部组织有关部门和人员,从内部环境、风险评估、控制措施、信息与沟通、检查监督几个方面,对公司2008年12月31日与财务报表相关的内部控制的有效性进行了评估。

重点业务信息系统报告摘要

信息与沟通:修订《计算机信息系统管理规定》等规章制度,以完善信息系统与沟通平台,确保信息能够及时准确且有序地传递,确保各类风险隐患及内部控制缺陷能得到妥善处理。公司大力推进网上电子办公,除了传统的办公OA 系统外,还实施了明源成本管理系统、明源销售管理系统、租赁管理系统等分类信息系统。在项目竣工验收过程中采用PDA 现场验收,加大工程建设过程中信息化应用程度。目前公司正在对原有办公平台进行开发升级,并计划在资源信息共享、管理流程、授权控制、移动办公等方面做进一步完善。