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谁说签证变更不能规避?学学碧桂园、万科的三板斧!

地产智库
2018-07-17 17:45:50
关键字:恒大 万科 成本管理 招标  
导读:想要控制签证变更成本,其逻辑必然是:规范签证变更——减少签证变更——避免签证变更。 一直以来,地产行业都非常强调,规范的签证变更管理制度和流程,实际上这并没有错,只是仅靠事中的把控,是无法做好签证变更的成本管理的,必须要在事前提早规划来规避,这样才能消除动态成本失控的隐患。 云采购整理碧桂园、万科、恒大

想要控制签证变更成本,其逻辑必然是:规范签证变更——减少签证变更——避免签证变更。

 

一直以来,地产行业都非常强调,规范的签证变更管理制度和流程,实际上这并没有错,只是仅靠事中的把控,是无法做好签证变更的成本管理的,必须要在事前提早规划来规避,这样才能消除动态成本失控的隐患。


云采购整理碧桂园、万科、恒大等标杆房企的签证变更管理时发现,他们都非常看重签证变更的事前规避控制、事中规范管理以及事后原因总结,以此形成全方位的管控。而且这三张牌缺一不可。

 

目前,虽然也有不少房企在学习万科、碧桂园和恒大的做法,但实际操作起来并不容易,云采购逐一分解,为广大房企展现他们究竟是如何做好变更签证成本管控的?

 


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万科、碧桂园的三大规避妙招

在事前就能减少大量变更

 

在事前,各大房企主要是靠设计完善,招标完整减少漏项,设定总价、议定金额等方式减少变更发生。其表现为图纸审核更加严谨专业、使用清单招标消除漏项、总价包干减少现场签证等。

 

一、做好图纸审核

 

碧桂园的图审非常严密,出动了9大专业分别针对近150个要点进行图审,毕竟作为成本之王,其把控要点还是非常精准的。

 


碧桂园的图审模式主要以会审为主,由项目工程部组织,监理单位主持,设计部、成本部及施工总承包单位参加。

 

碧桂园首先会对七大总图(建筑总平图、建筑+‐0总平图、主次道路路网总平图、停车位总平图、公共设施布置总平图、市政综合管线总平图、园艺景观总平图)的完整性进行审查,然后将各专业图纸发放到相关单位,一周内进行会审,其主要的审查内容为:


 


此外,碧桂园要求施工总包单位在收到施工图设计文件后,要对图纸进行全面细致的审查。如存在错漏和不适合的情况,整理成图纸会审问题清单,提交给项目部,统一汇总后提交设计单位,令其在会审上进行图纸设计交底并对提出的问题给予口头和书面答复。

 

会审结束后,整理出《图纸会审纪要》,由到会的各单位审核无误后签字盖章确认,及时发放到各相关单位,各单位要将图纸中变更的内容用签字笔标注到图纸相应变更的位置以便施工时参照,《图纸会审纪要》作为设计补充文件及有效的结算文件。

 

而万科的图审除了内部参与,还增加了外部专家进行图审,其审图重点为:



二、做好合同管理,提前规避控制

 

图审之后,最主要的就是合同漏签以及合同条件漏洞,这也是引起“变更”的一大隐患。

 

一般来说,房企们都会采用清单招标,避免漏签合同,同时通过总价包干或者单价包干的方式,避免后期的变更项。

 

如恒大对一些工程采用预算包干费的方式进行合同计价,


施工雨水的排除;因地形影响造成的场内料具二次运输;20m高以下的工程用水加压措施;完工清场后的垃圾外运;施工材料堆放场地的整理;水电安装后的补洞工料费;工程成品保护费;施工中的临时停水停电;基础埋深2米以内挖土方的塌方;日间照明施工增加费(不包括地下室和特殊工程)等,这类工程内容就不能再另行办理签证。

 

另外,对一些施工周期长,不确定因素多的工程,会使用总价包干的形式与乙方签订合同,并且合同金额设置一定的可调浮度,只要不超过这个金额系数,就不需要进行变更。

 

目前根据不同的项目,万科、恒大、碧桂园等房企所设的变更金额系数也不尽相同,但大都在5%以内。


值得提醒的是,由于不超过这个系数,就不用进行变更,有很多房企会认为系数设置的越高越好,但工程签证、变更直接反映了一家房企的整体管理水平,系数越高,反而表明自己的成本失控,是非常不利的。据说万科的变更系数已经控制在了3%左右,可见其管理水平之高。


此外,万科还会通过合同管理进行规避,在合同签署之时对各种可能性做好周全考虑。



三、提早确定样板,作为施工、交房标准

 

在这方面,万科有三个“提早”:



样板确定之后,万科会组织设计、营销、工程人员分别进行样板间评审。

 

设计人员对照现场实体,很直观的对使用功能、合理性进行评审;营销人员针对实体与销售交付标准进行评审;工程人员对工程质量进行审评,以此作为工程质量样板。

 

全部评审合格后,由设计部门统一对提出的问题和需要变更的内容归类并发变更,这样再开始大面积的施工,几乎就不存在由于设计变更引起的返工成本了。

 

碧桂园也同样重视样板间的施工,强制要求各项目必须编制板房区施工详细工序计划,项目总必须亲自进行交底,并在过程中加强监控落实。

 

另外,碧桂园还推行“装修交楼标准样板间”制度,目的是及时发现和修改不合理的设计,起到装修样板引路和技术交底的作用。

 


2

规范签证变更流程

及时获取动态成本数据

  

每个房企都很清楚,即使严审严控也不能完全杜绝“变更“的发生,那么一旦发生了就必须要及时做好管理工作。

 

首先是要尽快确认变更情况,然后及时获取变更工程量和金额,最后再将整个变更过程形成资料保存,以便后期的审查、结算。

 

这一套做起来实际上并不难,但每个房企的执行与管控力度不同,其效率和效果也不一样。

 

我们结合碧桂园的变更管理流程来看。

 


碧桂园的管理流程非常的规范和清晰,严格遵循四大原则,切实保证了变更的合理性、真实性,并且及时对变更的工程量和金额进行统计。

 

1,时效性原则:签证变更应严格按公司要求时限办理,不得拖延上报及事后补办资料(紧急事件可先电话请示审批权限人同意后办理流程)。

 

2,真实性原则:须对现场签证发生的真实性、准确性进行核实无误后方可办理,对签证的真实性负责。

 

3,完整性原则:签证变更的办理须附事件发生的相关联系函及附件附图等有效证明资料。且一事一单,严禁将签证拆分或合并办理。

 

4,权限审批原则:签证变更实行权限审批管理,不在权限范围的签字视为无效。

 

此外碧桂园的签证变更流程还有一个极为创新的地方,就是整个签证变更都是在线上完成的。其主要做法为:

 

  • 首先,签证变更的事前申报,由施工单位在移动工程协同平台上自主发起,并填写具体变更的内容,包括变更的名称、类型、原因、项目现场的图片。如果涉及的工程量清单,审批前已能够评估出,也可一并录入。

 

  • 然后碧桂园的现场工程师在移动工程协同平台上对该变更项进行审核,符合变更条件则审批通过,这时预估金额会实时进入动态成本系统。

 

  • 在工程协同平台完成项目现场审批后,系统自动签发至碧桂园的内部ERP管理系统,成本人员会对相应的牵扯面和成本进行分摊,因为有可能一个签证涉及到多个环节的成本变化,分摊完以后走内部审批。

 

  • 内部审批通过之后,系统会实时推送审批结果给施工单位和现场工程师,方便其及时进场施工。

 

  • 施工完以后,由乙方单位去填完工确认单,包括实际的完工量和完工内容,然后在系统中发起审批。

 

碧桂园要求完工后15个工作日内,必须在系统内申报当月完工情况,过时则不认工程量。

 

这就保证了碧桂园所有的签证变更都能够及时、高效完成,并让产生的变更成本及时进入动态成本系统。

 

而一旦现有的变更金额有触及控制线的风险,则会对成本中心发出预警,不至于到结算期被大量涌现的动态成本打乱节奏,保障了碧桂园成本管控的健康运作。

 

▲签证变更流程在线化

 

 

3

保障过程资料完整

做好变更原因分析和总结

 

也许很多房企都很纳闷儿,为什么已经做了事前的规避控制和事中的规范管理,签证变更还是很被动?


原因就在于事后的签证变更原因总结、复盘没有做,或者没有做好。

 

因为,目前仍然有很多房企在使用线下签证变更。大量的过程资料都是纸质的,先别说能否保证每一份资料完整无缺,就说项目一结束,重达几十斤的变更资料,能否真正为房企的复盘发挥作用,还未可知。

 

要想让过程资料发挥效力,房企必须要及时调整新的签证变更模式。

 

如上述所说的碧桂园的签证变更流程完全线上化,就能解决这个问题。

 

实际上,目前已经不只是碧桂园,金茂、绿地、绿城等各大千亿房企,也已经意识到这个问题,开始使用线上平台进行签证变更。

 

这样一来,就有两大好处:


1,线上实时复核变更签证资料的真实性


一般情况下,房企都会对每个项目所产生的变更项,定时进行复核,以消除不符合变更要求的变更项。

 

但以往由于纸质资料复核较为麻烦,且集中复核花费时间过长,即使有异常也无可奈何,管理较为滞后。但在线上进行变更流程之后,再进行复核时,就可以在线上直接进行查看。

 

2,避免过程资料因保存不当,或者丢单漏单等因素引起的不完整,方便归纳总结变更产生的原因,变更的多发点和频发点。

 

因为线上的资料保存完整,且可以按照一定的类型进行分类,金茂、绿地、绿城等房企就可以直接看到项目完工之后所发生的全部变更项和变更金额。同时对这些变更项的发生原因进行分析、总结。

 

若由于设计缺陷而导致的变更,则可以向设计部门反馈,在下一个项目设计图中进行优化从而避免此类变更的再次发生。对一些常见的现场签证,则可以未雨绸缪,提前与施工方做好沟通,在合同条款中进行说明,减少此类签证申请。

 

4

总结


如前文所说,想要控制签证变更成本,单单只做一项是不足够的,规范的变更签证流程,可以让每一项变更都能统一、规范进行,而沉淀下来的过程资料,可以让房企更好地对每一个变更项的变更原因进行分析,最后反馈给相关负责部门进行优化、调整,从而在下一个项目上进行提前规避。这样持之以恒,房企的签证变更自然就会越来越少,成本管控也会越来越成熟、精准。


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