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李少艾:合同标准化让成本管控游刃有余

《明源IT&地产》 潘勇堂
2014-01-15 15:56:26
人物:李少艾    企业:时代地产
导读:标准化并不新鲜,中国房地产管理也正处在从“非标准”向“标准”管理的过渡期,且诸多地产商已小有成就,在实践中纷纷沉淀出自己的“特色标准化”。例如,广州时代地产就是以合同管理标准化而出色。

对话人物:时代地产成本总监 李少艾

    标准化并不新鲜,但对企业管理来说,却始终是个“诱人的果实”。早期,工业革命催生了“标准化”的萌芽,之后标准化就如同“星星之火”,迅速“燎原”在世界工业舞台上,我们惊奇发现无论管理理念和模式如何演变或是创新,“标准化”管理始终备受关注、“万企拥戴”,它所带来的组织规范、流程固化、管理精细让所有企业受益匪浅。而当我们的视野再次聚焦在中国房地产10多年的市场化进程,我们同样惊奇发现,中国房地产管理也正处在从过去靠经验管理的粗放式模式过渡到当前和未来的规范式管理和精细化管理的进程中,这分明也是一场从“非标准”向“标准”的管理过江战役。而在实践中,以万科为代表的“产品模块化、住宅工业化、产业化”开启了中国地产“标准化”的大局面,虽说整个实施过程艰难痛苦,业界也是嗤之以鼻,但其它颇具规模的地产公司也在“标准化道路”上潜行已久......这条路似乎不好走,但大家都在迎难而上,欣喜的是诸多地产商小有成就,在实践中纷纷沉淀出自己的“特色标准化”,借本期明源地产院《IT&地产》聚焦成本管理的机会,我们有幸采访到中国合同管理出色标准化的广州时代地产成本总监李少艾先生。
 

《明源IT&地产》:时代地产在标准化这一领域做的比较出色,在谈合同标准化管理之前,我想首先听听您对“标准化”价值的理解和房企管理标准化必要性的看法?

李少艾:对于一个着眼长远、多项目跨区域发展的房地产企业来说,能提前做好标准化管理无疑是个美丽的憧憬。标准化管理其实是个很复杂的工程,它包括标准体系的制定、标准体系的全面实施和对标准实施的全程精密监控三大层面,其实质也正是通过各种标准的制定、发布和实施,达到统一原理、简化原理、协调原理和最优化原理。这四种原理让公司业务和项目管理迅速规范和高效起来,这或许是标准化管理最系统的价值体现。更具体的是当标准化应用于产品设计,那么就可以缩短设计周期;应用于工程施工,就可使生产在科学的和有序的流程上进行;应用于内部管理,就可促进统一、协调、高效率等。

对于国内房地产行业来说,在国家宏观政策时不时猛烈调控、市场竞争日趋激烈和市场走向扑朔迷离、难以预测的外部环境下,房地产商只有“向管理要效益”、苦练内功、走向规模化才是应对市场风险的法宝,尤其在当前地产企业多项目、跨区域的扩张过程中,标准化管理就显得迫在眉睫。利用标准化,房企可以大大降低在区域扩张过程中产品开发及管理的难度,也容易给客户树立相对一致的品牌形象。同时,标准化可以让企业在快速扩张中降低产品创新风险,提高工作效率,更好地在细分市场里提高核心竞争力。从企业运作角度而言,标准化的核心价值在于降低运营成本,用更低的成本生产更好的产品。此外,标准化对房企的采购、运作经验、管理体系等方面也有很大的帮助。各个房企要在国家、行业甚至地区的标准基础上,建立一套自己独特的标准化体系,这样才会形成自己的核心竞争力。”
 

《明源IT&地产》:对当前房企而言,成本管控很大程度上在于对合同付款的管理,合同本身也是房企设计、工程、采购、财务、成本等各部门的“通用语言”,一个房企对合同管理的水平往往能折射出它的成本管理的水平,时代地产合同标准化管理在同行来说是个璀璨的亮点,我们关注的是时代为什么要做合同标准化管理以及时代又是怎样将这种标准战略“落地”的?

李少艾:不是每一个企业都可以马上做标准化的,换句话说做标准化必须有三个前提,一是企业必须具备较高的管理水平,二是具备一定量的开发经验,三是必须有行业的积累。应该说时代地产在珠三角10多年项目精耕细作和开发沉淀,加上时代多年倡导和培育出的透明、规范的管理风格,无疑为时代地产产品标准化、合同标准化等标准化建设做好了扎实铺垫,这也是时代地产标准化取得成效的基石。

说到合同管理的标准化,其实时代地产在早期是饱受合同管理杂乱无章、无序管理的“痛苦”,那个时候大大小小的合同可谓千奇百怪甚至乱七八糟,在合同订立、修改和审批各个环节耗去大量的时间和精力,效率自然不高。鉴于合同本身就是成本管控的核心重点,鉴于时代地产高层对标准化的战略认同和强力推行,鉴于明源地产软件的信息化平台,时代的合同标准化管理便在时代内部强力、高效推行起来,应该说通过几年的实践,时代地产终于品尝到了合同标准化带来的“甜蜜”。

在合同标准化的具体实施上,我们首先将一个典型项目的所有合同梳理出来,我们发现20\80原则在房地产项目合同中体现的比较明显,具体说就是房地产项目中20%的合同往往占据了80%的成本支出,凡事抓重点和主干,我们将这20%的重点合同和其他一些必要性合同进行各自分类和同类合同比较分析,参照时代特色和行业特点,我们研究制定出相应的标准合同格式和框架,并以此生成一个标准合同模板,这个标准合同模板主要分为通用条款和补充协议两大部分,通用条款只需要乙方填空即可,如果乙方有些个别、特殊的要求,就单独记录在最后的补充协议中。最后时代就可以用这个充分融汇“共性与个性”的标准合同模板去指导每一个现实大小合同的谈判、签订和修改,并且始终强调合同模板不允许修改。有了这个标准通用模板,时代地产所有项目合同都有章可循,谈判、签订和修改的效率大幅度提高,更重要的是所有合同的审批更方便快捷,合同审批人只需要重点看补充协议和早已熟知的主要合同条例即可,由此过去复杂合同审批隐含的管控风险就大幅度的降低了。以前从合同订立到审批需要半个月到一个月时间的,现在最多只需要1个星期。另外,我们也将合同审批和招标环节紧密衔接,只要一定标,就可以马上订立标准合同并迅速审批,大大缩短了中间环节,加快了整个项目的进度。最后时代还对所有合同模板进行编号和分类,合同订立、审批全部在线利用明源软件信息化系统,所有完成后通过机要处秘书办理打印。信息化、规范化的合同流程管理从另一个维度规范了时代地产的合同管理。
 

《明源IT&地产》:我们不能单就成本管成本,成本是基于项目全生命周期的成本,时代地产在成本管理与项目进度管理匹配管控做的非常出色,能说说时代的经验和心得吗?

李少艾:合同付款与项目进步高效绑定并紧密衔接,自然是所有项目管理者追求的管控目标,能做到这一点自然将过去“各就各位、各自为政”的“成本版块”和“业务版块”高效融合,实现了部门之间的高效协同。应该说时代过去一直在努力耕耘,但也很明显感受到此种绑定和流程衔接实施的难度,这一点好在项目执行和集团认知方面高效的统一和良性沟通。在时代项目管控中,将房地产项目开发过程当作工业化“流水线“来看待,具体细分出主要付款节点、付款标准和其他关键节点,同时时代严格规定,项目的工作项进度要是没有达到付款节点和付款标准,就绝不能做成本支出,然后,时代再通过基于合约规划所制作的月度资金计划,严格指导工作项进度的每一笔成本付款。由此实现时代项目在资金、业务、合同层面的高效协同,提升项目的整体过程管控水平。正是基于以上的坚定不移实施,时代地产的项目管理水平才有了质的飞跃。