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CIO如何管好企业信息生命线

《明源地产E视界》
2008-11-14 18:19:00
人物:    企业:
导读:信息不仅存在于纸上或企业的数据中心内,而且存在于个人电脑、手提电脑、掌上电脑以及电子邮件档案库中。身为CIO应该如何管好信息这一企业资源呢?
老板怒气冲冲的走进高青山的办公室,好象要吃人的样子。高青山是大恒公司的CIO,老板气急败坏的说:“老高,我的电子邮件出了问题,丢失了一个重要的电子版合同。你今天不要管其它事情了,放下手上所有事情,先帮我看看有什么办法挽救?”高青山在心里想:“唉,担心的事情终于要来了。”

近二年来,商业往来的电子邮件丢失,让大恒公司付出了巨大的代价。并且,这只是因信息管理不当而遭受巨额损失的冰山一角。信息及信息管理不当对公司营运造成的影响正越来越大,信息与财务、人力、设施正成为企业的四大资源。可是许多企业和大恒公司一样并没有像重视财务、人力、设施那样重视信息,更不要说想方设法管好信息了。那么,身为CIO应该如何管好信息这一企业资源呢?

非结构化信息管理的漠视

    一般来说,我们把数据库里的中心数据称为系统化的结构化数据,如ERP里的数据库。而把一般松散的资料诸如文档、视频文件、电子邮件等称为松散的非结构化数据。大恒公司和其它许多公司一样,平时都会有诸如电子邮件,电子文件档案,资料或数据库的误删,丢失或损毁情况。在老板大发雷霆后,大恒公司CIO高青山现在不得不开始研究如何才能管理好被称为“企业生命线”的信息。

当面对日益增多的非结构化信息诸如电子文档、电子邮件、网页、视频文件、多媒体等,公司也没有很好的方法知道哪些信息对公司最重要,哪些不太重要,从而没有针对性地让信息得到适当的保护、保存和存储。高青山说:“信息不仅存在于纸上或企业的数据中心内,而且存在于个人电脑、手提电脑、掌上电脑以及电子邮件档案库中。”大部份公司都在如饥似渴地获取各种信息,但由于未能针对非结构化信息建立适当的系统与制度,使企业有可能丧失对其信息资源的控制。一个关键的原因是,与其他企业资产相比,企业并没有给予信息同样程度的重视。尽管信息与财务、人力资源、资产及设施管理功能等方面,共同构成了企业的四大核心资源,但是却很少有企业采用统一的标准对信息进行管理。即使企业对信息管理有所重视,也是集中在技术或工具的层面,而不是信息的本身。

随着信息量的日益增加,不仅数据获取、存储和管理,还要有效地利用数据,实际上都很难在整个企业内得到融合。因为在企业内部,数据往往被分割在不同的部门,而从事数据工作的人员对于数据的意义和用途常常缺乏共识。有时,他们不愿在各部门间分享数据;有些时候,他们对于数据管理的规章制度并不清楚。大恒公司的各级经理们长期以来也一直抱怨不知道如何处理这些日益增长的“糟糕数据”。

简单地说,信息管理是人对信息资源和信息活动的管理。管理活动的基本职能“计划、组织、领导、控制”是信息管理活动的基本职能,只不过信息管理的基本职能更有针对性。信息管理就是帮助非结构化信息创建管理活动。信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。因此,CIO应立足于审视自己的职责,即负责信息的管理。例如减少信息存储成本;遵守法规要求;提高信息安全性;将 IT 支持与公司信息策略协调起来。

信息安全成了另一个最值得关注的问题,尤其是美国最近发生了2件事。一个大型公司的数据库不小心让未经授权的人访问了秘密客户信息;另外,某大型银行在数据记录转移过程中丢失数据。事情发生之后,公众对信息安全的担心和管理上的要求使企业面临的压力不断增加,他们不仅要获取数据,而且要对数据流及其使用进行更为有力的控制。

因此,高青山下定决心必须要管好信息。大恒公司准备从三个方面建立和实施综合信息管理。信息管理也和其它管理一样也要讲战略,一要确定信息内容,二要获得全面支持,三要培训推进改革。

确定和识别非结构化信息内容

    在开始研究如何制定信息管理战略前,企业必须清楚自身拥有什么信息,而且为何保存这些信息。高青山认为保存信息是出于几方面的原因,包括:

①公司经营、运作及商业交易的内部需要,例如决策分析数据,为帮助降低成本,产品及服务创新的数据;还有CRM客户资料分析等。

②满足法律法规的外部需要。如政府部门对财务和税务的要求,还有一些上市公司的监管需要。其中重点在于文件及档案的管理体制。

③企业记忆或企业“KM知识管理”的需要。例如公司高层会议记录,或机密文件等,这当中的信息因未来可能具有潜在价值而保留下来,企业记忆决定了企业的完整性。

信息管理应该同时兼顾书面及电子文档的管理。由于当今许多企业的信息都以松散的形式存在,因此信息管理过程中既要研究通常存在于企业数据中心内的系统信息,也要研究存在于内容管理系统中的松散信息,包括存放的个人信息。这一点十分重要,因为许多公司营运竞争会越来越多地要求能够对客户有完整、统一的看法。在过去,这可能意味着仅仅分析数据仓库就足够了;但现在则需要有所改变,以反映企业对客户的完整看法,以及所有保存的客户信息,甚至详细到来自松散存放的客户信息。

因此,诊断和识别信息在哪里这是一个关键步骤。当公司上下统一对信息管理的思想认识后,公司便可进入诊断和识别信息的步骤。该诊断涉及到一系列问题:什么样的信息可以帮助企业提高运营水平?这些及时的信息将为企业带来什么价值?如何利用信息帮助企业高速、高效运营,并获得新的市场机会?通过这一诊断步骤,企业可以逐步构建自己信息管理制度。

抓住关键因素, 建立信息管理制度

    有研究表明,信息管理可以分解成三个问题,即:企业的现状如何?企业希望达到何种目标?如何才能达到?制定信息管理其实与企业通常所从事的其他管理项目并无不同。最关键的一点是,企业中能有职位足够高的管理人员,代表公司全权负责该信息管理实施和执行。同时,需要抓住的关键性的问题是,例如要使本企业有效运作,哪些信息是绝对必须掌握的?我们是否知道这些信息在哪里?我们是否能获得这些信息?我们是否保护好了这些信息?我们是否知道何时应该丢弃这些信息?以及我们投资的信息工具是否能真正帮助找到所需的信息?

古语云:无规距不成方园。因此,信息管理应该兼顾企业的短、中、长期目标,并要制定一个管理制度,只有这样才能使信息管理与企业目标挂起钩来。无论信息管理包含什么内容,最基本的要求是要将信息管理与企业商业目标挂钩,否则无论建立何种制度都不会有任何效果。高青山认为:“建立不能顺应企业目标的信息管理是毫无意义的,不能为企业服务的IT系统也毫无意义。”

全员培训意识,推进信息管理改革

    一个项目要成功,核心的要素是要使所有的利益相关者都参与进来,并能获得公司高管的支持。要从较混乱的信息管理方式,过渡到尽可能完善的地步,企业需要认真地进行大改革。

在信息管理改革中,信息使用者都应该参与,告诉人们怎样正确地使用信息,并且该项改革计划要成为企业内灌输的一种文化。对改革来讲,最关键的是要对信息使用者进行培训,培训他们如何管理信息及如何使用支持信息流的工具或软件。例如尽管电子邮件是当今使用最为普遍的信息工具,但是员工管理电子邮件的技巧很差,充分体现了这方面缺乏培训。

培训的过程并不一定需要很长,最好是采取步调稍缓的培训计划。例如:①对电邮管理系统做一些简单的改善,就能在信息管理过程中给公司带来立竿见影的效果。②公司层面的信息管理要建立和健全相应的处理流程和制度。③个人文件及档案方面,松散的个人信息是许多企业的特点之一,由于有了功能强大的计算机,使得处理信息的文秘人员以及管理企业文件及档案的人员都非常方便。因此,制定一个关于对员工个人松散信息管理的指导性建议和方案是十分必要的。例如个人在自己管理、建立、保存以及删除自身的文件及信息管理方面的建议,使个人信息也在信息管理的框架内进行。

    建立并管理一个制度应该不是难事,高青山说:“我个人认为,这并不是一门火箭式的复杂科学。其间的挑战仅在于,这是一个覆盖面很广的而且很日常化的话题,所以可能有人会认为它太简单和太枯燥。”但是如果缺乏对信息的管理,或者不能管理好企业内包罗万象的信息资源,企业将付出应有的代价。