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IT项目撞进死胡同 CIO如何借目标管理拯救

《明源地产E视界》 IT专家网
2008-12-16 18:56:00
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导读:在乱花渐欲迷人眼的IT项目管理领域内,IT项目经理们总是很容易被各种理论说服,被各种模型吸引,被各种模版包围。可是,对一个具体的IT项目来说,什么才是最重要的呢?
公司近来发展非常迅速,决定新上马一个IT项目,于是我被公司委派负责此项目。有新IT项目负责是一件令人激动的事情,这是一个新的机会,也是一个挑战,但同时也多少有些令人不安。现在我正考虑一个问题:“如何才能按时高质量完成一个IT项目呢?”。

在IT项目实际管理中,经常会出现各种各样的问题,遭遇挫折甚至面临失败。在乱花渐欲迷人眼的IT项目管理领域内,IT项目经理们总是很容易被各种理论说服,被各种模型吸引,被各种模版包围。可是,对一个具体的IT项目来说,什么才是最重要的呢?需要做些什么才能让IT项目可控,并且朝着成功的方向走近呢?

一.目标管理,知易行难

在IT项目中,目标管理的影子随处可见,但要真正使员工的积极性发挥出来,并不是“影子”所能完成的。正所谓“知易行难”,目标管理并不仅仅是管理目标这么简单,它有一套完备的目标体系。它需要科学的方法,需要一种对时机、风险、分寸的把握和判断的能力。

(1)什么是目标管理

目标管理是管理大师彼得·德鲁克在其名著《管理实践》中最先提出的,他提出目标管理与自我控制的相互结合使用。德鲁克认为,并不是有了工作才有目标,而是相反,有了目标才能确定每个人的工作。MBO(Management By Objectives,目标管理)是为了实现项目的任务与目的,给各层级人员从上至下制定切实可行的目标,并且各层人员必须在规定时间内完成指定任务的一种管理方法。

去掉繁复的理论体系的包裹,目标管理其实很朴素,手段其实很简单。它需要做好三件事——目标设定、制定计划并控制、度量目标达成度。也就是说,项目启动前要有目标和计划,项目进行当中要有控制,项目结束之后要对目标进行度量。目标管理的关键点在一头一尾,头是分层级设定目标,尾就是考核、评价和奖惩。

因此,目标管理是一种程序或过程,项目管理者通过目标对下级进行管理,当确定了项目总体目标后,必须对其进行有效分解,转变成各个部门/团队以及各个员工的分目标,管理者根据分目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩。所以,目标管理量化了目标,从而使目标具体化、可视化。

(2)目标分解与考核量度

目标管理是通过目标的设置和分解、目标的实施及完成情况的检查、奖惩为手段,通过员工的自我管理来实现目的的一种管理方法。过程不重要,结果重要。可能管理过程是松散的,但结果却是受到控制的。在目标分解过程中,权、责、利三者明确,只有每个员工完成了自己的分目标,整个项目的总目标才有完成的希望。

总的来说,目标管理加大了对员工的绩效考核力度。目标管理以制定目标为起点,以目标完成情况的考核为终结。至于完成目标的具体过程、途径和方法,上级并不过多干预。所以,在目标管理制度下,监督的成分很少,而控制目标实现的能力却很强。

(3)目标管理的优点

一是目标管理对项目内易于度量和分解的目标会带来良好的绩效。例如,对于在技术上具有可分性、可量化的工作,由于责任、任务明确目标管理常常会起到立竿见影的效果,而对于技术不可分的任务则难以实施目标管理。二是目标管理有助于改进团队的职责分工。例如,由于项目目标的成果和责任力图划归一个职位或部门,容易发现授权不足与职责不清等缺陷。

(4)目标管理的缺点

在实际项目运作中,目标管理也存在许多明显的缺点。主要表现在:一是IT项目内的许多目标都难以定量化、具体化,或许多工作在技术上不可解,或项目环境的可变因素越来越多,使项目活动的不确性越来越大,这些都使得IT项目的许多活动制订数量化目标是很困难的。二是目标商定可能增加管理成本。目标商定要上下沟通、统一思想是很费时间的,同时每个团队、个人都关注自身目标的完成,很可能会忽略了相互协作和总体目标的实现,滋长本位主义、临时观点和急功近利倾向。三是有时奖惩不一定都能和目标成果相配合,也很难保证公正性,从而削弱了目标管理的效果。

二.为什么目标管理也会走进死胡同?

我在接手这个IT项目后,立即按照目标管理的方法制定了项目目标,并进行目标分解,细化责任,同时也进行的目标量度和考核。但结果是让我意想不到,项目绩效与预期相差甚远。在这个失败的残局中,可以发现目标失控,例如目标成本失控、项目进度失控或其它失控的蛛丝马迹。

(1)目标制定失误,与项目联系不紧密

这是我总结反思时,最大的收获。正确的目标可促进项目进展,然而一个错误的目标,将会比没有目标对项目的危害还要大。目标过高,会使完成任务过于困难,项目人员因为明知指标不能完成而采取放弃态度,使投入与产出失控。目标过低,项目人员压力不够,这样尽管完成了个人指标却可能损害总体目标。

目标制定对IT项目为什么如此重要呢?有一句老话:假如不知道何去何从,那么你走哪一条路都无所谓;假如目标已定,那么你所迈出的每一步都意味着靠近或远离。制定清晰的目标有助于我们更加明智地工作,有助于我们集中精力实现最重要的目标。

(2)没有进行目标深度分解

传统的目标管理方式是由最高管理者设定,然后分解成子目标落实到项目的各个层面上,是一种由上级给下级规定目标的单向过程,在很大程度上下级只是被动地接受目标。由于缺乏沟通,在每个层面上管理者都会加上一些自己的理解,甚至是用偏见对目标解释。结果造成目标在自上而下的分解过程中丧失了它的清晰性与一致性,甚至目标的被动接受者经常怨声载道,嫌目标不合理,工作热情下降,如此种种直接导致执行力不足。

(3)没有定期对目标评估和绩效奖罚

对目标的每一项任务都确立达标期限,这不仅是提供考验在某个具体日期之前实现关键性目标成果的机会,而且提供了评估不同任务之间相对优先顺序的机会。虽然说大部分情况下,人们很难事先知道项目会有什么变化,但没有定期对目标进行评估则是项目失败的一个重要原因。因为当项目失控时,最明显的预警信号就是关键的目标没有实现,最好的应对方法就是进行定期评估。

另一方面,落实奖赏是要激励人员实现自己所规划的目标。一般来说,没有人会不受到奖赏和处罚刺激的影响,这种影响所带来的是会激励人员全力以赴的工作。总之,能够制订并遵循目标的人在工作方面更具效率,也更为成功。除此之外,他们还往往比那些得过且过的人表现得更为积极,更乐观,更热情。因此,没有奖赏将会使员工失去前进的动力。

三、如何有效进行目标管理?

目标管理方法可以简单概括为一句话,即依据“我现在做的,使我更接近项目目标”的原则,判断工作轻重缓急,合理安排时间,保证最重要的事最优先去做。目标管理的具体做法分五个阶段:

(1)制定目标及分解目标

IT项目根据项目需求确定目标,这是IT项目经理所需要解决的最为重要的问题。这也是目标管理最重要的阶段,主要是项目目标的制定、分解和职责分工。目标管理要求每一个分目标都有明确的责任主体。因此,预定总体目标之后,需要重新审查现有团队结构,进行目标分解,并明确目标责任者和协调关系。分目标要具体量化,便于考核;分清轻重缓急,以免顾此失彼;既要有挑战性,又要有实现可能。分目标制定后,要授予相应的资源配置的权力,实现责权利的统一。整个项目汇总所有资料后,绘制出目标图。

(2)制定及执行计划

目标管理重视结果,强调自主,自治和自觉,但并不等于可以放手不管,相反由于形成了目标体系,一环失误,就会牵动全局。目标管理是系统性工程,如果事先没有一个详尽的计划的话,很难将各项工作协调一致。因此,计划是目标实施过程中不可缺少的一部分。目标管理是一项所有成员都要参与设定自已的具体目标,然后各就各位把计划执行的过程。并且,上级主管要进行阶段性考查,根据实际情况作出一些调控,以便顺利的完成目标。

(3)二八定律

二八定律是意大利经济学家巴莱多发明的,他认为在任何一组东西中最重要的只占约20%,其余80%尽管是多数却是次要的。当我们在面对一大堆纷繁复杂的工作时,难免心存畏惧。有的人工作还没开始就泄气了,也有的人先做容易的,结果是永远也完成不了最重要的任务。这时,项目经理要运用二八定律,从中找出两三项最重要的,合理分配时间集中精力完成。那么,在最重要的两三项事情完成之后,也就为项目成功奠定决定性的基础。

具体来说是,重要又紧急的事情,比任何事情都要优先,要必须立即去做或在近期内要做好的工作。重要但不紧急,我们工作之中大多数真正重要的事情都不是急的,可以现在或稍后再做。对这类工作的注意程度,可以分辨出一个人办事有没有效率。所以,我们要注意把这类工作列入优先的行列之中。紧急但不重要的,这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情,但客观而冷静地分析一下,我们就可以把它们列入次优先工作中去。最后,很多工作只有一点用,既不紧急也不重要,但我们却常常在做重要的事情之前先做它们,这是本末倒置。这也是最容易使工作效率低下,从而浪费时间。

(4)定下期限,绝不拖延

帕金森有一条定律:工作会展延到填满所有的时间。因此,无论是派给自己或别人的任务,必须要有期限。而且这个期限要比计划提前一些,要给整个项目留下应急的时间。在任务的期限内可以给自己和项目组员施加压力,以求尽快把工作完成。尊重制定的时间期限,不养成拖延的毛病。定期限也是目标管理中最有效的方法之一。

(5)不可忽视目标考核

对目标绩效进行考核与评估,且将基于绩效对进行奖惩是目标管理核心之一。但非常遗憾的是,对目标忽视考核是IT项目普遍存在的一个问题。要做到这一点,最有效的办法是设定项目的考核制度。达到预定的期限后,下级首先进行自我评估,提交书面报告;然后上下级一起考核目标完成情况,决定奖惩;如果目标没有完成,应分析原因总结教训。

总而言之,在不断变化的环境之下,IT项目管理必须要具备新的核心能力,其中首位的就是注重以目标实现为核心的目标管理方法。