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房地产行业会议管理及IT实现

《明源地产E视界》
2009-05-08 19:34:00
人物:    企业:
导读:房地产企业在经过快速扩张的阶段后,开始重视企业内部的管理,逐步由粗放式管理向精细化管理转变。房地产会议管理项目以房地产企业会议的视角作为切入点,深入挖掘企业内部有待提高的管理问题,帮助企业提升效率。

A公司是某国内领先的房地产企业,A公司的某事业部的经理,同时管理着4个房地产开发项目,一个处在拿地阶段,两个处在施工阶段,一个处在销售阶段。这几个项目都经常会出现一些突发的,很紧急的事件,需要立即请示上级领导来拍板决策,于是马上打电话给老总的秘书,约定会议时间。秘书回答说老总的安排已经满了,没有办法安排会议时间。于是一次又一次的电话预约,但是总是约不上老总们的时间。可以想象,整个房地产企业同时有二十几个房地产开发项目在运作,领导们的日常被一个个的会议塞的满满的,哪里还有时间来处理所有二十几个项目的突发事件?

会议管理是公司精细化管理的需求

会议是企业进行经营决策、沟通信息的重要方式,一个企业会议管理的水平,从某种程度上可以反映出该企业的经营管理水平。房地产开发由于受外部环境变化的影响非常大,公司决策层常常面临多重抉择的难题,站在企业全局的高度,我们应该思考:管理者会议应当开哪些会?管理者在重要决策事项上如何协同工作?每一类会议的定位、类型、主要议题、参与者决定了会议本身是否存在?该不该对项目计划进行调整?调整的风险有多大?调整的依据是什么?如何进行调整?谁说了算?面对这些问题,很多企业的决策层往往只能拍脑袋。

分级会议管理体系的IT实现

企业的会议管理包含两个个层次的内容。一是企业会议体系的梳理。二是单个会议效率的提升。会议体系的梳理要明确所有经理层以上人员参加的会议,这些会议之间的逻辑关系,以及每个会议的定位、主要参与人、召开时间、主要议题和上会需要准备的资料等。单个会议效率的提升需要每个与会者共同的努力,企业要营造一种高效的会议文化,并通过确定会议规则来约束个人行为。

目前,A公司基于项目运营形成了分级会议体系。分级会议支撑不同的决策需求,与之前的分级计划管理相对应。分级计划管理将项目责任落实到不同层级的责任主体,实现分级授权、抓大放小的工作思路。在计划执行中,当计划需要进行调整时,需要引入分级会议作为决策支撑。分级会议大致分三类:

一类是项目运营决策会议,即由pom召集人负责召开的会议,主要是审核项目关键成果并对重大项目运营问题进行决策;

二类是项目专项会议,即由专业线负责人召开的会议,主要是负责分析专业线各类问题,涉及重点难点问题可实现跨项目专业人员的资源调配,解决重点难点问题的专业处理和人力资源的协同问题;

三类是日常运营会议,即由项目负责人召开的会议,主要是负责日常项目的运营协调。

分级会议体系主要是通过规范会前的输入产物和会后的输出产物,使会议过程重点进行决策分析与讨论。具体是指,通过系统将项目月度的例行执行报告进行自动汇总,统计项目的关键节点完成率生成执行结果,使开会时可以完全聚焦在讨论与决策上,根据决策结果立刻调整项目计划,并直接落实责任部门、责任人,这样既保障了项目计划执行的真正落地,又有效提高项目运营决策的效率和决策的质量,规避决策的风险。

一套高效的项目运营会议体系,一般通过对会议时间、参加人员、会议内容、会议目的、会议成果、会议决议、后续跟进处理等环节的标准化管理,实现会议成果与阶段性成果管理的有效关联。

    会议管理系统给A公司带来的变化

通过IT手段可以将A公司的会议管理的思想固化在流程里,从而提高会议管理的效率。

会议管理系统以会议进行的流程和员工个人日程安排为核心,建设覆盖整个会议始终的信息管理系统,以满足整个企业对会议管理的要求,为提高会议管理效率提供专业工具和手段。

A公司会议管理系统的给企业带来的变化体现在一下几个方面:

1、通过会议体系的梳理,优化高层会议时间,提高个人工作效率。

通过梳理A公司的管理层人员的会议,可以绘制出个人,甚至整个公司的全年会议地图,高层之间的工作同步展开,节拍性的工作,极大的优化了高层的会议时间,提高个人工作效率。A公司的项目事业部经理再也不用为找不到高层领导决策而发愁,在项目的关键点有专人组织召开项目里程碑会议。

2、共享个人日程及会议时间安排,提高工作的计划性。

A公司所有员工,包括高层的个人日程及会议时间安排共享,在安排工作的时候,可以参考他人的工作时间安排,提高个人工作的计划性。A公司的项目事业部经理可以明确什么时间段领导的时间是空闲的,以便安排好自己的工作。

3、 有效降低会议组织者安排会议难度,提高组织会议效率。

A公司的会议的组织者通过会议管理系统,可以方便快捷的发起会议,不用再为组织会议而绞尽脑汁。
传统的会议发起流程,要求会议组织者反复通过电话、邮件或面谈方式,逐一的和与会人员确认会议时间。会议管理系统中,通过关键参与人占用时间检查,极大的减少了会议组织者和与会人员在确定会议时间上的沟通成本,提高了发起会议的效率。

在成功的发起会议后,会议管理系统自动向所有与会人员发送邮件通知参会信息。参会信息包括会议的时间、地点、会议名称、会议主题、会议议题、参与人、汇报人、参与人需要准备的上会资料、何时提交上会资料等信息,免去了手工发送会议通知的繁琐。

在会议管理系统中,可以事先预置会议模板。在发起会议时,只要选中相应的会议模板,系统自动生成诸如会议名称、会议主题、会议议题、参与人、汇报人、上会资料等会议信息,组织者能够快速发起会议。

4、充分共享会议信息。

与会者可以提前上传会议资料到会议管理系统中,会议决议负责人也可以把决议的执行情况上传到会议管理系统中,实现会议信息的共享。

5、详细提供会议统计报表。

这些统计报表反映的数据,为管理者提供了一个很好的决策依据。

    通过A公司会议管理系统,有利于提高会议的透明性、计划性,帮助企业调整、跟踪会议,支撑企业在规模不断扩大条件下的稳定运营。