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成本分级管控——异地项目管控新模式

《明源IT&地产》 陈晓晖 明源软件研发中心总经理
2009-11-13 19:19:00
人物:    企业:
导读:成本分级管控模式可综合表现基于企业组织分级结构和项目内部分工两大维度的“四级纵横”管控模式,即成本分级管控的“四级纵向管控”——集团级、公司级、项目级、业务经办人;和成本分工协作的“四级横向管控”——项目负责人、项目成本经理、项目营销经理、项目财务经理。
在追求规模化和看好地产趋势的理念下,国内地产商纷纷走出大本营、打响了全国市场“南攻、北伐”的扩张战役,一时间,抢占中原、进军长三角、布局珠三角成为地产人士高谈阔论的“热词”。可就在这个“多项目并进、跨区域经营”的扩张进程中,地产商忽然发现,以前规范有序的“大本营”管理方法与模式,在面临新的异地区域项目时,显得有些力不从心。因此,伴随企业管理半径、管理幅度的迅速扩大,如何实现集团对区域公司和项目的高效管控?如何在收权和放权之间寻找到最佳平衡点?如何实现集团、公司、项目权责分明却又高效协同?如何实现各级高效成本管控?就成为摆在当前地产商面前的首要难题。为此,明源地产研究院立足全国4000多家客户各种管控理念和经验,提炼归纳出房地产异地项目成本管控的新模式——成本分级管控。

基于此,笔者从核心模式、组织体系和流程体系三大层面来论述明源“成本分级管控”模式的精髓。

一、成本分级管控的核心模式

明源成本分级管控的核心模式表现为“纵向分级、横向分工”的立体管控框架。具体而言,纵向分级是指从房企组织架构维度界定“集团级、公司级、项目级、业务经办人”四级管控模式,它强调的是纵向的分级和确定各层级权责,其管控更多表现为“下级的汇报和上级的监控”;而横向分工是指在具体项目内部层面,对项目负责人、成本经理、营销经理、财务经理内部各自权责的明确分工与相互协作,它强调的是在成本科目、费用科目同一层次上的横向分工,其管控更多表现为项目内部的“合作与协同”。

1、“集团、公司、项目”纵向分级管控模型

第一级:集团运营中心的项目总成本管控

万事抓重点,集团要抓大放小对关键指标进行严格管控。基于这一点,我们认为“项目总成本和二级科目成本”这两个宏观指标就是集团关注的层级,这一点也正是基于集团从自身投资角度,项目目标收益保障的管控要求所在。

管控项目总成本自是理所当然,但问题是为什么还要管控成本二级科目而非三、四级?这其实也是“抓大放小”,集团没必要去层层管控成本科目树,操作可行性也不太现实,但集团对二级科目的有效管控以及二级名称的标准化设置却得严格落实。在项目实践中,我们经常发现由于二级科目监控失效而导致的总成本增加的大量案例,比如说由于集团对建安部分监管失效,导致建安成本占用下游装修或园林的成本,项目公司为确保总成本不变自然收缩园林建设开支或降低标准,最终导致项目品质改变、客户投诉。

集团对公司、项目的管控必须要有高效的管控手段,集团运营中心作为集团级的具体管控部门,需要对项目公司主要成本设置“预警”和“强控”两个监控手段。预警是对项目成本超标在一定范围内(比如2%,不同公司该数值设置不同),信息化系统就自动进行预警报告,我们一般采用绝对值和相对值两种维度对成本超额进行双重“数字化”监控。比如当园林费用超过500万了,信息化系统会马上预警并同步将此预警自动反映到集团层面,单个成本费项如果碰到“预警”,项目业务部门可依旧照常运行并审批,但“此超额”已经受到集团关注,后续如果成本继续超量,一旦超过“强控指标”(比如3%,各公司管控数值不同),那么系统就会自动“跳闸”,即强行对此项成本背后的合同停止签约和付款,该项目业务部门就必须对该成本进行原因分析、总结过失和寻找对策。由这个管控系统,项目各项成本管控就有了一道“高压线”,谁碰线,谁就会接受集团的“审查”和“整顿”。

第二级:公司项目负责人层级的目标成本管控

公司项目负责人这一层级的管控应该起到承上启下的作用。启下主要是指针对下级成本经理递交的目标成本总额和目标成本的分额合理性进行审核和批示。承上是指将审批后的目标成本总额和按集团科目要求的目标成本各级控制树数额上报给集团运营中心。整个管控的重心就在于对项目目标成本总额和各分项成本合理性的审批。

第三级:项目成本经理层级的合约规划管控

一般来说对于基于合约规划的目标成本编制来说,项目负责人会牵头组织各职能部门,而项目成本经理则具体实操、汇总各职能线的各自目标成本,最后系统整合为项目基于合约规划的目标成本,而后提交给项目负责人以及地区公司和集团的后续审批,最终确定项目的目标成本,目标成本一经确定就不得随意修改。

作为成本经理的权责,还要对合约预估金额的合理性进行分析,除此之外,成本经理需要做动态月度成本回顾,通过本月动态成本与目标成本对比、上月动态成本对比以及与预估成本对比,针对超额部分进行深入分析,最终实现对微观合同的具体审批管控。而且对于各职能线的合约规划中的余量进行调配和管控。

第四级:业务经办人层级的具体合同管理

合同和成本的具体经办人是成本分级管控的最末端层级,也是所有分级管控的基础和根本。业务经办人的职责主要在于合同签订与变更,以及预估变更,并具体执行付款申请手续,以及对项目实施过程中合约规划变更提出修订申请。

2、项目团队内部的“横向分工”体系

项目团队内部的横向分工强调各职能线的分工与配合,一般说来项目负责人对项目的全成本进行整体管控,对整个目标成本和合约规划制定进行检查、督促和初步审批;项目成本经理主要针对项目的开发成本,比如土地、前期、建安、配套、装修、园林、开发间接费用进行管控,并且具体执行目标成本和合约规划的编制,并在每月进行一次成本管控过程中的动态成本月度回顾;项目营销经理主要负责营销费用的控制;而项目财务经理则针对管理费用和财务费用进行费用分摊,并编制项目预算,以及对项目收益进行分析和跟踪(具体见图二)。

二、成本分级管控的组织体系

科学的组织体系是成本分级管控的基础,对于集团、公司、项目基本分成三级管理层次。最高级集团运营中心更多从集团层面对区域公司及其下属项目进行纵向层级管理。而区域公司一般组建相应拓展、研发、造价、工程、营销以及人力资源和财务几大业务及职能部门。项目组则以矩阵管理模式,以成本、工程、营销和研发组成项目“四人帮”,他们是对项目成本、合约规划执行、调整和总结的执行者。整个组织体系三级管控,权责分明,形成“纵向分级、横向分工”的立体组织体系(如图三)。

三、成本分级管控的流程体系

没有流程体系的规范建设,成本分级管控的时效性及其效率会大大降低。流程的建设带来成本分级管控的规范和标准。具体而言,地产商需要在四个主要成本管控环节——即目标成本制定和调整环节、动态成本执行监控环节、合同执行的审批环节、合同付款的审批环节进行流程规范。这四个环节基本针对成本的提前编制、过程调整、关键审批和资金支出进行了重点关注(具体环节与流程对应见图四)。

流程体系建设主要在于对各关键环节和操作进行规范,最终实现管理标准化。以“目标成本、合约规划编制和审批”为例,首先是项目负责人会牵头组织各职能部门,而成本经理则具体汇总各职能线的目标成本,系统整合、汇总为项目基于合约规划的目标成本,而后按标准流程提交给项目负责人会签,然后经过公司层级的地区公司成本经理会签、地产公司总经理审批,最终到达集团运营中心经理、集团总经理审批,完成整个目标成本编制和审批的“审批标准流”,实现成本的业务式管理与行政式管理的统一(具体可见图五)。

小结

总之,成本分级管控模式可综合表现基于企业组织分级结构和项目内部分工两大维度的“四级纵横”管控模式,即成本分级管控的“四级纵向管控”——集团级、公司级、项目级、业务经办人;和成本分工协作的“四级横向管控”——项目负责人、项目成本经理、项目营销经理、项目财务经理。“四级纵横”的分级管控模式最终实现了异地项目外部与内部的管理统一,更重要的是它通过权责划分和不同的各级管控手段,牢牢地实现了对异地项目的远程管控和项目自身管控的高效协同,成为异地项目成本管控的新模式。