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成本数据库——审视成本管控“第一关”

《明源IT&地产》 郝强 明源地产研究院资深咨询顾问
2010-01-13 19:03:00
人物:    企业:
导读:拿地就要做测算,可现实老是“测”不准。虽然项目做了很多,但在新项目实施中成本管控依旧感觉无章可循,缺乏参考性……如何高效解决这些问题,我认为“成本数据库”的建设开始逐步成为大家共同关注的“热点”。
国内某知名地产老总在瞄准一地皮后,迅速让自己的投资智囊团给出“测算成本”,结果出人意料的是——四位专家竟然给出迥然不同但却各自有理的四种结果,这可急坏了马上就要拿地的老总,究竟谁更专业?老总心里没底。

伴随房地产市场竞争日趋激烈和房地产商多项目、规模化的发展,科学理性拿地做项目成为房地产效益管控的重要环节。拿地就要做测算,可现实是我们老是“测”不准,不是测高就是估低,测算部门自身更是有苦说不出,抱怨公司要求太高、测算本身就是难事、又没任何可参考的指标,怎么“测”?虽然项目做了很多,但在新项目实施中成本管控依旧感觉无章可循,缺乏参考性……如何高效解决这些问题,我认为“成本数据库”的建设开始逐步成为大家共同关注的“热点”。

一、成本数据库“是什么”?

所谓成本数据库,就是企业通过搜集和积累项目开发全生命周期的成本数据,经过处理后、总结形成各类成本指标,以及利用这些信息为企业运营决策及新项目的开发提供指导和参考,以达到成本最低和市场最大化的原则。它主要包括项目规划指标、产品规划指标、项目成本构成、成本科目单方造价、以及各科目下具体的测算模型、经济技术指标(如图一)。其中测算模型与经济技术指标是成本数据库中最有价值的部份。

如果将成本管理过程划分为前期成本测算、过程中成本控制和后期成本结算核算三大阶段,那么成本数据库就位于后期成本结算核算阶段,通过项目竣工结算和成本核算的数据的沉淀,以及其它同类项目的数据补充,更兼具行业特性的融入同行的项目成本数据综合后,就形成了完整的成本数据库。成本测算、成本核算和成本数据库三者之间形成循环的闭环关系,相互影响,相互制约(如图二)。最重要的是成本数据库为下一个项目成本测算提供经验和关键参考,而下一个项目的最终成本结算核算又为成本数据库充实新的实践数据,成本科目的各层级的汇合和各项目数据的不断集中,最终成本数据库就演变为整个企业级的完备成本数据库。

二、成本数据库“有什么用”?

成本数据库是个非常规范和完善的数据系统,那么建立成本数据库对企业项目管控有何价值?为便于说明,我们将项目全过程划分为拿地、开发和结算三个阶段,下面我们就具体来看看成本数据库在项目发展的三个阶段的各自重要价值(如图三)。

1、项目拿地阶段

采用信息化手段,规避传统EXCEL表格的随意修改弊端,在合理的成本指标框架体系和标准测算模型的分门别类下,企业将历史项目的成本数据充分沉淀到企业信息化平台中,最终优化形成带有企业自身浓郁特色的标准成本库。所以当企业在拿新地做项目时,就可充分参考企业历史成本数据库的各项指标,根据过往项目成本结构、项目规划指标、产品指标、各项经济技术指标等快速进行成本测算和项目决策。

2、项目开发阶段

在过去项目开发过程中,对于成本管控的某一具体阶段和成本点,做多少是依据项目成本经理或负责人的个人经验,都是属于模糊的经验参考。而有了以知识体系沉淀的成本数据库后,就可以将新项目与历史标杆项目从成本构成、各具体经济技术指标层面进行具体对比,找出偏差较大的科目,通过原因分析,发现问题,最终采取针对性措施降低“问题”成本。在这个过程对比中,具体需要对比项目的单方造价和指标含量的差异率,差异较大的就要引起高度重视。

另外,在与乙方采购招标过程中,由于成本数据库过往的采购招标指标,可以让地产商在采购招标执行过程中提前做到心里有谱,有效的防控和杜绝乙方成本虚报。

3、项目结算阶段

沉淀项目知识

房地产是个人才流动率相对较高的行业,对于一个项目来说,关键、重要的人才流失往往带来“项目知识”的同步流失,有了成本数据库之后,存在项目经理、成本经理等关键人才脑海中的工程经验、成本知识等就被记录汇总,一定程度上避免人员流失造成的知识流失。

知识分享

完善的成本数据库建立后,由于它本身融汇了经验丰富的成本专家的核心经验和宝贵知识,那么作为知识,带有成功实践的项目成本经验在公司内部充分分享、快速复制,学习之后就可以防止成本科目细则的缺项漏项、建立标准的测算模型、融汇经验值的产品技术指标、以及包含市场行情的经济指标。

三、如何构建企业成本数据库?

企业如何用最少的时间和成本建立成本数据库,具体而言,我们认为企业建立成本数据库需要经过建体系、沉淀数据、合理应用和对比分析四个环节(如图四)。

1、建立企业成本数据库体系

成本数据库体系主要包括建立指标模板和建立成本测算模型两大部分。

建立指标模板——要发挥成本数据库的价值和意义,企业务必建立成本数据库的完整指标模板和成本测算模型。指标模板指对整个项目从宏观的项目规划指标、中观的产品规划指标、以及微观的与成本相关的经济技术指标多项目对比,提炼出标准模板。在这个过程中作为集团公司有必要对各区域、各项目公司的成本科目,一般来说是前3-4级科目要统一标准、原则上不允许随意更改。

建立成本测算模型——在谈测算模型之前,需要提醒的是我们一般会将项目成本划分为建安和非建安两大类。建安部分按产品维度进行测算,而对非建安部分,按项目维度进行测算。

测算模型是成本数据库中的基础公式,根据成本科目和成本特性我们将测算模型划分为三类,此模型基本囊括了项目的各项科目成本。

第一类型:指标*系数*造价

例如:绿化成本=建筑总面积*绿化率*每平米绿化造价

第二类型:工程量*造价

第三类型:直接录入总价

2、沉淀数据

成本数据是数据库的最原始、最真实、最有价值的素材源泉。数据库沉淀的工作主要细分为三类:

第一,是建立历史项目/产品的成本数据库。这是最基本也是最有本企业特色的数据,在未来项目和产品参考中这类数据是第一参考体系。

第二,是关于其它同行企业的项目成本数据库。这个数据获取有些难度,但他是站在全行业高度和视野下检视自己企业成本管控指标的水平和参考,在很大程度上将改良和优化企业自身一些成本瓶颈。

第三,是基于以上企业历史项目/产品的成本数据库和同行业其它企业成本数据库两者的积累和总结,建立企业级的标准成本库,最终形成项目和产品两个维度的标准、系统的成本指标库。

3、合理应用

一般来说,数据库的应用主要表现在拿地前的成本测算参考,辅助项目决策以及指导项目过程中的成本管控。在新项目成本测算时,快速从“企业标准成本库”和其它测算方案引入技术经济指标,而后根据新项目的实际情况进行产品或科目的替换与调整,快速并有效测算出新项目的成本。

而在过程具体应用中,成本数据库的快速查询和有效参考将为项目进程具体微观环节提供重要参考和比较价值。有了系统的成本数据库,地产商就可以按项目维度、产品维度和科目维度进行快速查询。比如说在产品查询时,项目负责人可以根据同类产品以及同区域的市场行情和特征进行同类查找,并通过快速的查找替换,高效的形成适合项目特征的合理的测算模型。

常见的查找替换模式包括如下:

● 按项目查找替换 —— 查找:内外部、区域、项目特征;替换:项目替换

● 按产品查找替换 —— 查找:产品分类、区域,如:住宅连排别墅;替换:产品替换;

● 按科目查找替换 —— 查找:明细科目、产品、指标;替换:科目测算模型替换。

4、对比分析

有对比才有新发现,新项目成本数据与历史成本数据的横向纵向对比往往能更丰富、更真实了解新项目的成本优势和劣势。比如在项目成本对比中,对比新老项目的单方造价与总价的差额和比率,就可以判断出新项目在单方造价对成本的节约和成本利用上的优劣。而产品建安成本对比通过技术经济指标系数、单价和总结的综合对比,许多产品的技术经济问题都会做到心中有数。

而对于数据库自身而言,一旦企业项目和产品达到一定规模和数量后,同类指标的积累和丰富,企业可以完全对同类指标进行基于统计学原理上的指标波动的分布总结。比如基于指标波动的上限、下限分析、指标波动的平均值等进行统计数据价值分析……这些对指标数据库自身指标单元的真实性、全面性将形成更科学的指导意义。

四、成本数据库的加速器-——信息化工具

    没有同步提升内部管理的外部业务大规模扩张,必是不稳健的发展战略。伴随房地产跨区域、多项目外部经营的推进和房地产规范化管理、精细化管理的内在要求,房地产迅速建立规范、标准的企业成本数据库便是当前房地产企业一大要求。但诸多粗放式管理的地产商还在用传统WORD、EXCEL等表格来记录和处理错综复杂的成本数据,比较标杆企业相对成熟的信息化管理而言,传统EXCEL处理模式存在诸多弊端,难以胜任当前的管理要求,弊端包括:EXCEL集成性差、数据处理分析缓慢,并且EXCEL表格可随意修改也带来原始数据真实性的质疑和担忧……标杆企业的实践与经验证明,信息化将成为当前地产企业快速、高效建立成本数据库的有效加速器!