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1个核心+2个支点:快速构建合同标准化体系

第47期《明源IT&地产》 钟洪涛
2012-07-05 03:22:08
人物:    企业:
导读:合约规划模板的要点在于需要梳理一个与企业现状、管理能力、业务成熟度等相匹配的模板,这个模板中的内容需要体现成本科目与合约规划的承接关系、合约规划的责任主体、分级管控的责任主体、执行要求以及时间周期等。

如果说好的合同管理是优秀地产企业的基础支撑,那么合同标准化则是任何一个卓越的地产企业快速扩张的管理利器。房地产项目合同具有周期长、涉及业务部门众多的特点:从前期的合约规划,到中期的招标包括标书编制、发标、招标、评标、定标、签约,再到后期的执行、付款、结算、评估等,涉及的业务部门包括营销、设计、工程、成本、采购部门等。

大多数地产企业在合同管理方面都或多或少存在一些薄弱环节,我们来看一个实际的案例:

 

【案例】

某珠三角房地产Y企,上世纪九十年代成立以来,在中国城市化浪潮中获得快速发展,并在2000年被国家建设部评为房地产开发一类一级企业。Y企的业务领域涉及高端住宅、商业购物中心以及高端酒店等,在国家“十二五”规划的时代机遇与政府严控楼市的挑战并存的情况下,逐步确立了住宅地产开发与商业地产经营相结合的发展之路,立足珠三角,并逐步进军长三角。然而,Y企快速发展过程中对于合同管理却呈现诸多乱象:

(1)某重大设备采购,采购中心在接到由于市场环境变化、开发计划推迟半年的通知后,依然按原计划采购,导致企业提前支付巨额预付款,对企业的现金流造成了极大灾难。

(2)某项目总包合同签约完成,在合同执行过程中,发现合同内容存在重大漏项,最终导致合同金额远远超出了预期成本。

(3)某工程施工企业,在按合同施工不久,在远未达到约定工程进度的情况下,借口资金不足,通过工程部绕过成本等监控部门,提前申请支付了超过85%的款项,仅剩结算及保修款未支付。

(4)某开工项目的合作监理公司,在当初合同谈判时以低价中标,由于去年人工成本不断上涨,于是向Y企提出增加费用,在合同无相关约定的条件下,Y企为保证项目进度满足其要求。但在今年春节后,该监理公司再次提出增加费用,态度坚决,在要求未满足的情况下,阻挠该项目的相关报建工作。

上述问题涉及到合约内容的前期分判、合同采购周期的确定、合同标准条款的制定以及合同执行的规范要求等诸多环节,而这些乱象在众多地产企业的不同发展阶段中都不同程度地存在。合同管理由于周期长、涉及业务部门多,导致问题层出不穷,不断给企业带来管理上的新挑战。若合同权限管控存在漏洞,甚至可能会影响集团型房地产企业的快速扩张,对下属公司“一抓就死,一放就乱”。

合同标准化管理,无疑是一剂良方。我们可以将合同的生命周期分为三个主要阶段:第一个阶段是合约规划阶段,这个阶段主要对合同的内容、采购方式、责任主体、金额和时间进行系统规划,以满足合同采购的需要;第二个阶段是合同招投标阶段,主要包括招标预告、标书编制、资格预审、发标回标、评标定标、签约等内容;第三个阶段是合同执行阶段,主要包括合同执行、合同付款、合同结算、合同评估等内容。

看到这里,或许有企业已经摩拳擦掌,准备开始轰轰烈烈地发起合同标准化的战役,以期能一鼓作气拿下合同标准化这块管理高地,然而,罗马不是一天建成的,这个真理同样适用于合同标准化的管理进程。如何才能快速构建合同标准化体系呢?

要在短时间内对合同管理的诸多环节进行梳理以实现标准化的管理,这个目标无疑具有相当的挑战性与巨大的难度。基于企业运营视角以及管控的价值,我们可以选取协作难度、风险、效率等三个维度进行分析,可以发现合同管理中有三个重要关键环节:合约规划、标书编制、签约环节,而与这三个环节对应的标准化成果则是合约规划模板、标书模板、合同模板。

因此,可以用一句话归纳合同标准化管理的实施策略:以合约规划模板梳理为核心,以标书模板和合同模板梳理为支点,快速构建合同标准化体系。(见图1)

1个核心:以合约规划模板梳理为核心,建立合同标准化跨部门协作的共同语言

合约规划模板,其核心实质是各部门的协作和对业务的提前规划。合约规划模板的要点在于需要梳理一个与企业现状、管理能力、业务成熟度等相匹配的模板,这个模板中的内容需要体现成本科目与合约规划的承接关系、合约规划的责任主体、分级管控的责任主体、执行要求以及时间周期等。合约规划的模板梳理强调的是各个业务部门如采购、工程、设计、成本等在项目开发上的工作协同,只有构建彼此间的共同语言,才能指导合同的相关工作在合适的时间,以合适的方式、合适的资源启动。表1是一个合约规划模板的样例。

无庸置疑,合约规划模板的梳理应该放在第一位,在合同的标准化过程中处于中心地位。合约规划模板的梳理涉及众多业务部门,需要企业组织多个业务部门共同进行。在做好合约规划模板的梳理工作之后,可以发现,合同所涉及的各业务部门,在项目开发的工作上,已经可以在统一合约规划模板的指导下弹奏出美妙动听的音乐了。

 

2个支点:以梳理标书模板、合同模板为支点,构建合同标准化管理的重要支撑

1.梳理标书模板作为构建合同标准化管理的支点之一,其核心实质是规避风险。

据统计,每个房地产项目的合同数量少则近百个,多则300-500个,而每份招标书少则几十页,多则上百页,这些数字的背后是大量的工作,以及时刻可能爆发的风险。因此,标书模板是合同前期签订的重要关键环节,企业需要根据每类合同的业务特点,结合实践和经验,重点对可能存在的风险进行一一识别,并在标书模板中进行规避。

 

【案例】

行业标杆企业Z企,在内部推行了合同标书模板的标准化,针对工程、材设类的合同编制了不同的标书模板,并在模板中界定了成本、采购、工程、研发等部门在标书中负责的范围和内容,给出了清晰的使用指引,列出了5点规范:可整体替换内容、一次性输入内容、需要以附件形式完善内容、正式签署时视实际情况确认、外单位填写。

 

2.梳理合同模板作为合同标准化管理的支点之二,其核心实质是加强管控。

在不同城市、不同项目,合同的内容都可能发生变化,每份合同在执行中的风险都千差万别。对于企业的管理人员而言,要事无巨细地阅读每份合同的每一条条款,无疑是大海捞针,令人望而生畏。因此需要将每类合同的常见风险、管控要求等固化成通用条款形成模板框架,每份合同的审批将主要针对金额、执行方式等自由条款进行审查。值得注意的是,合同模板作为合约规划、标书模板对应的最后成果,应该基于合约规划和标书进行,要保持和前期输入成果一致。

【案例】

标杆企业W企,在2011年依据集团成本管理部新编制的合约规划制度,参考合约规划中前期工程、建安、基础设施及采购类的合同名称及数量,按集团-公司的合同授权情况,参考合同的技术难度、金额大小、各地常规情况,对企业内部的76份合同进行了梳理归类,明确了合同模板的控制范围和管理要求(见表2)。

其合同模板梳理主要从项目概况和合同内容两个维度进行梳理。项目概况包括:甲乙方信息、合同成本信息;合同内容则包括:合同价款、工程款支付约定、保修金、发票、工期、双方项目人员、其他约定等。

需要注意的是,对于标书模板、合同模板的梳理,都是合约规划在业务过程中的进一步落实,因此梳理这两个基础支撑模板的时候,需要发挥合约规划指导招标计划、合同签订的作用,在保持合约→采招计划→合同的逻辑关系时,加强对成本过程的风险管控。

目前行业中合同标准化管理思路,主要以合约规划为核心,以梳理标书模板、合同模板作为两个支点。除此之外,目前已经有部分优秀的企业着眼于以合同执行为管控核心的标准化管理,即从合同标准化审批、应付进度款审定、月度资金计划控制付款三方面构建合同执行的规范管控体系,这种对成本执行核心单元——合同执行的“三位一体”式高效的过程规范管控,明显提高了集团型房地产企业的效率,降低了合同执行风险,能够有力地支撑集团型企业全国跨区域快速发展。