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精细化管控合同变更 堵住成本黑洞

第47期《明源IT&地产》 王刚
2012-07-05 03:25:54
人物:    企业:
导读:企业可以通过构建统一标准的变更管控体系、设置科学合理的变更办理流程及借助变更预警机制,实现对变更的事前预防、事中控制、事后分析与改善的全过程精细化管控,使合同之外的成本可知、可控。

P企项目竣工结算时,发现多份合同的结算金额是签约金额的好几倍,造成项目实际成本超目标成本180%,导致产品单方造价比周边相同类型的楼盘销售均价还高。无独有偶,L企也发生了异地项目在合同变更业务上对集团进行瞒报,有多达7200万的未确认变更,对企业运营造成极大的负面影响。

通过调研多家地产企业,笔者收集、汇总了地产企业在合同变更业务环节的常见问题:项目上存在漏报、错报、瞒报的现象,集团无法及时、准确地获取变更信息;集团无法对变更异常情况进行监控,无法及时了解变更对成本造成的影响;对变更缺少事后总结分析,造成相同变更引发的返工成本重复发生;变更业务流程设置不合理,让不良施工单位及内部人员有空可钻;施工单位或项目公司,没有及时对已完工的变更进行确认及上报,导致后续因隐蔽性工程或当事人员变动的原因,无法对变更进行有效结算;项目上存在对变更业务档案保管不力,存在丢件或人去物空的情况……

 

合同变更存在问题的原因分析

进一步分析多家企业变更管控中存在的问题,主要原因可归纳出三点:

1.缺少统一标准的变更管控体系,各项目变更管控水平存在较大差异。

前述案例中的L企,其地产业务管控在行业内接近标杆水平,但就是因为缺少统一标准的合同变更管控体系,导致其不同项目间的合同变更管控能力存在明显差距,如前述案例就发生在L企新成立的项目公司。

2.企业变更管控流程上存在漏洞,让企业内部人员及乙方单位有利可图、有空可钻。

目前不少企业在变更管控流程上仍存在较大缺陷,如变更决策只参考项目部或工程部意见,变更办理流程中缺少多部门协同,变更办理过程中各部门核心职责不清晰等。

3.缺乏一套科学的变更预警机制,集团无法及时、准确获取到项目异常变更信息。

如前述案例中的P企,合同变更金额超过合同金额的好几倍,集团却不能及时发现,最终导致不可挽回的损失。

合同变更的精细化管控

 

通过研究、借鉴多家标杆企业变更管理,可从以下三个方面有效解决上述变更业务中存在的问题,实现企业对合同变更业务的精细化管控。

 

1.建立统一标准的合同变更管控体系

(1)定标准——变更类别及变更原因统一标准

常见变更分类:设计变更、现场签证。也有部分标杆企业变更分类更为精细,如A企变更就分为设计变更、技术洽商、经济签证、见证签证四大类。

常见变更原因:设计补充和完善、设计理解和确认、优化设计、功能改变、管理不到位等。

对变更进行统一定义与分类的目的是为了后续能有效对变更原因进行总结分析,为以后类似项目提供借鉴依据。例如,针对设计补充和完善的变更进行总结分析,能找出最容易发生设计变更的点,后续类似项目就可通过加强这个点的施工图预审与会审工作质量的管控,实现对设计变更的有效预防。

(2)树规则——合同变更管控原则统一明确

通过规范变更的管控原则,可减少人为随意性,不仅可实现企业对所有项目变更业务的标准化管理,还可以对现场工程师进行工作指导,避免因能力、经验不足带来的风险。标杆企业变更业务管理原则可总结为:

一单一算原则:每个指令单(包括变更、签证)应编制一份预估、一份结算,且对应一个工程合同。

一月一清原则:造价采购部于每月指定时间(一般为3-5号)前完成项目上月发出的变更、签证单份数核对、金额预估,此预估金额作为变更、签证月度动态成本回顾依据。

一季一结原则:每季度指定日期(一般为首月的3-5号)前,造价采购部、施工单位应就上季度已完工且手续完备的设计变更、技术洽商及现场签证办理完成结算。

时间限制原则:对设计变更、技术洽商及现场签证实行严格的时间限制,禁止事后补办,截至每月月底施工单位及工程部未提交的当月发出的设计变更、技术洽商及现场签证,造价采购部有权不接收、不计算、不支付费用。

完工确认原则:当变更、洽商、签证完工后,施工单位须将完成情况签字确认并报监理单位、建设单位签字确认。如属隐蔽工程,必须在其覆盖前确认。

原件结算原则:设计变更及现场签证的结算必须要有齐备、有效的原件作为结算依据。

2.设置科学的变更办理流程

科学合理的变更办理流程,不仅可避免业务中滥用权力,还可加强业务部门间的有效协同,保障变更信息的准确性和有效性。标杆A企变更业务办理流程(见图1)有以下几个优点:

(1)针对不同变更类型设置了设计变更、技术洽商、现场签证三个变更办理流程。

(2)将变更业务划分为预审与估算两个阶段。预审用于项目决策变更是否要发生,估算则在预审通过的基础上,进一步确定变更的估算金额。A企的变更业务办理流程图上清晰地标识出两个阶段的责任部门及业务要点。

(3)业务办理流程清晰地体现出A企在变更业务上实现多部门协同及多层级审批的理念,从而有效规避变更决策风险。

3.建立变更预警机制

科学的变更预警机制与变更业务办理流程有效结合,从而实现异常变更的有效监控、预警,提升变更风险的预防能力。

标杆企业B企制定了先进的变更预警机制:变更预警参数由变更金额与变更比例共同组成;可针对不同类别的合同设置相对应的变更预警参数;同一类别合同下,可根据合同金额区间段设置相应变更预警参数;变更预警参数允许按集团、公司两个层级分别设置相应的警戒线;在变更业务办理过程中,自动在变更审批单上完成相应数值的计算,并自动对相应责任人发出预警消息。

小结

合同的签订是对未来合同状态的预测。目前国内地产行业因“三边工程”及“施工环境多变”这两大不可确定因素的存在,导致无法从根源上避免合同变更。但企业可以通过构建统一标准的变更管控体系、设置科学合理的变更办理流程及借助变更预警机制,实现对变更的事前预防、事中控制、事后分析与改善的全过程精细化管控,最终堵住成本的变更黑洞,使合同之外的成本可知、可控。