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严抓“其他事项” 谨防成本漏网之鱼

第48期《明源IT&地产》 张峰
2012-10-12 22:40:32
人物:    企业:
导读:H企通过“其他事项”来保证不漏项,其他事项费是指隶属于主合同在实施过程中发生的补充协议、主材调差、合同终止、成本追加等原因而引起的费用变化。

动态成本反映项目实时成本,不同企业囊括的范围和成本项不同,以H企为例,动态成本包括已签合同金额、待发生合同金额、已确认合同变更金额、预估合同变更金额和无合同费用。很多房企存在动态成本算不准、控不住的难题,原因往往在于动态成本计量存在潜在漏项的风险,没能及时反映出来,成本结转时集中引爆,却已经错失很多及时进行干预的机会。动态成本漏项在于管理不规范,没能及时录入,漏的都是隐性成本和信息,如主材调差、变更签证漏项等。

 

【案例】沉没的3000万

廊坊的一个项目,老板视察施工现场时,突然有一个想法跃入脑海,如果设计成下沉式庭院,项目的品质肯定会提升不少,为二期开盘也可以留下好印象。老板一句话,各部门跑断腿,马上开始设计、定方案,期间涉及到很多成本,开挖土石方、购进设备等,加上景观,一共花了3000万。这笔款项属于成本追加,但是由于老板临时起兴提出要做,花多少钱自己也不知道,也没多想,这笔追加的成本没有及时反映到动态成本中。而当发现的时候,一期已经卖完了,要追究合同,合同缺失,合约规划里更是没有,没有计入动态成本,没能实时反映项目真实信息和症状,以供集团及时反应、决策,采取措施来干预,因此前期测算好的费用,一下子失控,这3000万把项目一期的利润全部吃掉了。老板心疼不已。

变更签证的主管部门是工程部,设计变更的主管部门是设计部,多部门信息汇集到成本部,难免会有短路。因此,动态成本的管控,心要细,信息统计口径要一致、全面,做到分析和及时采取措施进行干预。变更签证有些企业实行月结制,能实现月结。

 

H企的“其他事项”

 

H企通过“其他事项”来保证不漏项,其动态成本来源于:已签合同+未签合同+预估的变更签证+已发生的变更签证+其他事项。其他事项费是指隶属于主合同在实施过程中发生的补充协议、主材调差、合同终止、成本追加等原因而引起的费用变化。其中补充协议的内容包括赶工费用、节点奖励、罚款、施工图预算核对、工程结算等。

主材调差。按照合同约定,在结算时需按施工期间材料市场价格变化进行调差的主材,每月需进行预估调差金额的计算,并在动态成本中反映。

结算调整。工程结算完成,以结算价计入动态成本,结算价与“已签合同+已确认变更签证”的差额在“其他事项”内调节。所有未确认变更签证在结算时应全部转化为确认变更签证。具体填报方式以A项目2009年6月样板房精装修施工合同的动态成本情况为例(见表1),2009年7月,样板房精装修施工合同办理结算手续,结算价为43万元。于是2009年7月该合同月报填报如表2。

合同终止。合同履行一部分,尚有部分合约范围未履行。尚未履行部分合约范围的金额在确定终止事实成立时填到“其他事项”中。由于某种原因终止合同存在以下四种状态:一是确定终止合同但未办理终止手续,同时后续采购未完成;二是确定终止合同且办理终止手续,同时后续采购未完成;三是确定终止合同但未办理终止手续,且后续采购完成;四是确定终止合同且办理终止手续,且后续采购完成。

成本追加。追加成本通过审批后,目标成本不随成本追加动作的发生而变动,即目标成本反映的数值始终与施工图阶段合约规划的目标成本一致,不随成本追加而增加。追加的成本一旦生效,作为“其他事项”最终体现在动态成本中,同时在辅助说明表中注明于何时追加多少成本。上面廊坊某项目案例的成本追加就在此列,如果事前在其他事项中反映此笔成本追加,后期肯定会引发关注,及时反应。又例如,B项目铝合金门窗工程,目标成本为500万,2010年5月,由于政府出台新规提高铝合金门窗的节能要求,致使该项目原定铝合金门窗配置无法满足,通过多方核实估计需增加成本100万元。2010年5月20日上报“追加成本”申请,集团于2010年5月22日审批通过,同意追加100万,追加成本后5月份“其他事项”填报100万,并体现在辅助说明中。2010年6月15日铝合金门窗工程招标完成,签订合同金额为595万元,“其他事项”月度结转到动态成本,当月动态成本总额为595万。

 

“其他事项”不同于变更签证

 

“其他事项”在于保障成本统计口径,不漏项,它归集到动态成本,但不同于变更签证。比如钢筋调差,审算部门每个月都会调,所以调差放到其他事项而非变更;又如,赶工奖励费,属于合同外的补充协议,不属于主合同,因而放在其他事项里,因为成本有所增加,归类到变更里会增加变更金额。“其他事项”会通过月度做简报和开会,汇集到动态成本,及时发现偏差,如发现成本过高,则及时调整,或评判是否需要提价。通过回顾动态成本和目标成本的偏差项和偏差原因,进行对比分析,制定应对偏差的方案和措施。此外,“其他事项”要有书面依据,否则,回顾偏差没有依据,如批准后的成本签字文件,才能作为成本追加的依据;又如计算出主材调差,要有成本经理核准的依据(表3)。

【阅读延伸】

管控结算变更 力保不超标准

 

作为整个成本控制最后的闭环环节,项目结算是坚守成本的最后一道关口。受理结算的初始部门是工程部,签发符合要求的竣工图纸,若有些现场管理人员不作为,或随便签字,将导致信息源失真,该提交的资料没提交,到了成本部,如果成本人员不去抽查,则会被虚假的信息所左右,最终结算变更合同超常。

一般来说,费率合同适用于工期比较紧、图纸不完善甚至方案阶段就要确定单位的情况;图纸相对完善即有了扩初图的情况下,倾向于用清单计价模式,得以有足够时间来进行合同谈判;总价闭口合同适用于技术含量相对低的分项工程和物资采购。

结算的变更合同在3%以内,是可以接受的,即除非有重大缺漏项或是设计变更发生,变更签证要控制在3%以内。要保证结算的变更合同不超标准,在于:一是合同约定的严密性;二是合同的计价方式;三是竣工图纸的完善性;四是过程管理档案;五是变更签证手续的完备性;六是书面结算资料与现场实物的符合性;七是现场管理的规范性。

以图纸版本管理与施工档案管理对结算的影响为例,由于费率合同是三边合同,即边设计、边施工边算账/支付,竣工图最后全部要被覆盖,已有的A版、B版、C版图纸,不能确定以哪版图做结算,会产生偏差,比如明明是C版图却拿B版图做结算,差之毫厘,谬以千里。因此有效竣工图纸的确定、变更签证和隐蔽工程的档案管理非常重要。变更工程要及时更新记录、结算,否则拖的时间越长,加之人员变化,则风险越大。因此,一是采用月结制。即每月对变更签证进行汇总、清理;二是原件结算;三是施工档案管理要规范,对方举证。避免档案管理不规范导致恶意索赔。