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差异化合同变更管理,堵住利润黑洞

第52期《明源地产研究》 时昌安 明源地产研
2014-01-14 17:01:40
人物:    企业:
导读:一年30亿的合同金额,以行业平均变更率5%算有1.5亿变更金额,其中由于设计错漏、图纸理解错误和现场管理失误造成的无效成本占到40%,即6000万,当前不少项目单方盈利水平不足200元,那么卖

2013年初,笔者访谈过一家百亿房企,该企业成本管控水平颇高,特别是建安成本控制水平行业领先,在介绍企业成本管理经验时,董事长告诉我们:“20年前我就会在工程现场抓跑冒滴漏,这些年公司一直坚持狠抓变更。长三角是调控的重灾区,我们主要做刚需产品,客户对价格敏感,如果不是在成本细节方面抠得紧,我们无法保障持续盈利。”

 

管好变更就是增加收益

我们来算一笔账,以中等开发量体量的企业为例,一年30亿的合同金额,使用行业的平均变更率水平5%,则有1.5亿变更金额,而其中由于设计错漏、图纸理解错误和现场管理失误造成的无效成本能占到40%,那就是6000万,当前不少项目盈利水平还不到200元每平方米,需要卖掉30万方才能挣到6000万。变更其实在“默默地”吞噬地产企业的利润,特别是在行业平均利润率普遍下滑的背景下,变更会直接削弱企业的盈利水平,并且通常会导致返工甚至是推倒重来,极大地影响项目进度。

 

管好变更其实不容易

目前,开始关注变更管理的企业不在少数,然而多数管得并不理想,甚至连统计项目的变更金额都变成难题。变更到底是哪些因素造成的呢?哪些可以避免?哪些能够优化?让我们来分析表1项目的变更数据,基本可以判断其变更管理处于失控状态,其变更金额占比已经超过10%,远超行业平均水平。基于20/80原则,影响最大的有三类问题:

 

1.施工现场管理能力弱

相对于乙方,甲方在现场管理方面非常被动,例如该项目在施工过程中由于没有记录好总包及分包使用确定脚手架的时间,对拖延工期引起的脚手架搭设时间延长的责任单位缺失记录,造成后期乙方索赔时缺乏必要证据,这类糊涂账最后只有甲方兜着,积少成多,最终造成大量现场签证。

2.合同范围约定不清晰

由于招标时没有采用模拟清单,导致合同在签订时存在模糊与漏洞,造成后期扯皮,一定程度上造成了变更的发生。

3.设计与交底没有做到位

由于设计管理不到位,边出图边施工,过程中多次修改图纸,最后乙方拿着有利于自己的图纸来结算,造成变更的增加。

此外,在不少企业,营销需要与高层需要也会造成变更。营销需要对项目销售尚起到一定促进作用,而其他变更对项目并不产生正向收益,因此是无效成本。从变更原因可知,变更往往不在于变更本身,而是在各个阶段埋下的因,必须在设计、采购、施工等各阶段下手。

 

差异化对待变更管理,事半功倍

地产项目开发周期长,受突发因素影响,变更是一定存在的,我们虽然不能杜绝变更,但需要管理变更,而且针对不同类型的变更采用不同的策略,从而达到事半功倍的效果。

1.严控签证,减少跑冒滴漏

首先,在合同中约定好边界,梳理出需要固化的合同清单和具体的合同模板,约定好合约管理边界,只有清晰界定了合同范围与边界,才能够有效避免后续不必要的变更签证与扯皮。如表2。

 

 

其次,工程类招标,建议采用模拟清单招标,并且在施工图之后的一定时间内(一般2个月内)完成补充协议签订,从而锁定合同总价,避免索赔风险。

最后,对于签证建立管理规则。不少企业签证数量满天飞,一个总包合同超过300份签证。为了避免这种情况发生,需要建立基于合同的变更控制指标,针对不同合同类型设定控制上限,一般来说可以用金额变更比率(∑签证金额/合同签约金额)和变更频率(签证数量)两个维度来控制合同变更,前者从成本维度,后者从现场管理水平视角,避免积小成大。

2.科学论证设计变更,做到先算后干

地产企业有个共识,除了设计错漏之外,大部分设计变更源自老板那颗易变的心。提升产品效果为营销服务这没有问题,但在做设计变更时,老板没有意识到它对成本的影响有多大,更没有从整体收益视角来看待设计变更。我们的建议是,在做设计变更前,必须由项目管理团队,特别是营销、成本、设计、工程人员从进度、收益视角来做综合判断,并且把成本和进度影响告知老板。同时需要在论证、审核和执行反馈三个阶段持续发力,才能管理好设计变更。

首先,做好变更设计论证。收到设计单位、施工单位、销售部门等提出的设计变更要求后,由项目公司设计部门对变更内容做初步分析,以确认变更影响范围:已经办理建设工程规划许可证的项目,且需要重新报建的,要就变更是否符合政府审批的有关规定与发展部门进行确认;已经领取预售许可证的项目,就变更是否涉及销售承诺的问题与销售部进行确认。

其次,根据变更的影响大小(包括金额、结构)对设计变更进行审批。由项目公司成本部门对变更的费用进行估算,需要明确到具体的合同(包括执行中和待发送的合同)。特别注意,设计变更若影响商业承诺或销售承诺,无论变更费用多少,都需要销售部门、商业经营部门参与审批,避免为交房埋雷。

最后,做好设计变更的执行和反馈。项目公司审查图纸无误后下发到施工单位和监理,并组织工程部、监理、施工单位进行变更交底,由监理负责落实变更执行,并于变更完成后填写完成情况反馈。项目公司成本部每月对设计变更的类型、原因、成本影响进行统计和分析,对可能超过成本控制目标的设计变更在月例会中及时发出预警。

3.鼓励设计优化

管理变更要堵、疏相结合,既要严控无效变更,也要鼓励内部人员进行成本优化。标杆企业的做法是,设计优化是一个需要节省成本的变更类型,并且,公司会建立激励机制,对设计人员特别是现场施工人员提出设计优化奖励,如按节省下的费用进行提成奖励等。在实践中发现,鼓励设计优化对商业地产项目价值更大,因为商业项目在施工阶段存在更多可优化空间,需要现场人员充分发挥主观能动性,从而实现公司、客户、员工的多方共赢。