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如何做好项目采购计划管理

《成本制胜——微利时代再造房企核心竞争力》 明源地产研究院
2013-11-29 20:04:23
人物:    企业:
导读:企业在采招管理过程中,经常会遇到下面两个问题:一是需求部门经常发出临时性申请;二是业务部门或分公司经常随意变更招标方式或责任主体,采购过程存在较大的风险。这两类问题不仅使招采部门处于被动状态,同时还会影响企业的成本控制。如何解决这两类问题?加快建立并优化
企业在采招管理过程中,经常会遇到下面两个问题:一是需求部门经常发出临时性申请,采购部门加班加点也不一定能按进度要求完成招标;二是业务部门或分公司经常随意变更招标方式或责任主体,采购过程存在较大的风险。这两类问题不仅使招采部门处于被动状态,同时还会影响企业的成本控制。如何解决这两类问题呢?加快建立并优化企业项目整体采购计划是关键对策。

一、加快建立项目整体采购计划

1.内涵:从源头上规范和指导后期采购管理

项目整体采购计划管理主要内容包括采购需求的提出、项目采购计划的制定与审批、特殊情况下对采购计划的调整。采购计划主要包括采购需求、采购计划编号及名称、采购内容、采购方式、采购类型、采购金额、采购计划时间及其他相关信息。归结起来,项目整体采购计划的关键要素为五类:即范围、责任主体、招标方式、标底价(控制价)、相关日期。

2.价值:是成本控制与采购管理的桥梁

项目整体采购计划是连接成本控制与采购管理的桥梁(如下图所示),通过项目采购计划能把项目的进度计划、目标成本及单次的招标过程有效的连接起来,从而达到管控成本、匹配开发进度的目的。项目的合约规划会明确项目采购发包范围与预算的控制目标,而项目进度计划则会明确采购的时间要求,采购规划模板关键作用在于确定业务的分判方式。



根据多年研究和标杆房地产企业的实践经验,我们认为做好项目的整体采购规划是一个很实战的方法。它的价值和意义主要有以下3点:

(1)指导和规范采购部门按照公司制度执行采购活动;

(2)提高工程采购计划性和效率,为项目开发及时提供合格、性价比较高的产品与服务,确保项目整体进度、质量和成本控制指标的达成;

(3)成为采购部门绩效考核的一种方式。

3.分工:采购牵头,成本、设计和项目部协同完成

采购计划编制主要涉及到采购部、项目部、成本部、设计部、决策层。其中,主责部门为采购部,其工作职责包括:

(1)在项目主项计划确定后,与项目部、设计部、营销部沟通采购需求,编制《项目采购计划汇总表》初稿,提交项目负责人审核;
(2)将经过项目负责人审核的《项目采购计划汇总表》提交区域和集团决策层审批,报集团招投标中心备案(根据公司组织架构不同,审批人员有差异);
(3)根据审批通过的《项目采购计划汇总表》启动采购/招标工作;
(4)一般每月底会回顾当月的采购计划执行情况,根据完成情况制定下月的采购计划。

参与部门包括项目部、成本部、设计部以及决策层,各部门主要负责事项具体如下表所示。

参与部门

主要事项

项目部

根据项目情况,提出项目采购需求清单、数量、需要时间等;当项目现场开发情况有所变化导致采购需求变化时,向采购管理部提出需求调整建议。

设计部

站在设计的角度,根据采购需求清单,对需采购的内容明确技术参数与标准,比如材料类的“选型定板”(对主体建筑材料及影响产品效果和功能的材料确定样板)。

成本部

根据项目目标成本,提供目标成本和综合单价控制指标;

审核采购计划的采购方式。

决策层

项目总经理主持《项目采购计划汇总表》的审核讨论会,形成终稿;区域总经理审核《项目采购计划汇总表》,集团总裁审批《项目采购计划汇总表》。


但是,不同公司对采购过程管理主责部门不尽相同,部分地产公司未成立独立“采购部”,相关采购业务会由“工程部”或“成本部”负责。

二、优化项目整体采购计划

1.采购计划:做好项目整体采购计划的编制和调整

项目整体采购计划是在项目主项计划下发后由采购部、项目部、成本部、设计部等部门根据项目的需求共同编制,用以指导采购部及各业务部门在项目开发过程中进行招标采购工作。采购部在每个月底会根据采购计划的执行情况动态调整项目整体采购计划,以更好保障项目开发进度。

2.采购方式:事前界定,为后期项目采购提供指引

如何选择采购的方式是采购计划管理的重点。某企业根据不同金额、不同采购任务对采购方式在前端进行了界定,具体如表2所示。

采购管理

组织部门

备注

集团工程及材料采购(含战略采购)

招标

不受金额限制

工程管理部

 

 

 

 

 

招标和议标均不得少于两个部门参加,直接采购需得到负责对承包商管理部门的同意。在金额范围内可选择高一级的承包商的选择方式。

工程勘察监理类承包商选择

招标

合同金额30万元以上

合约成本部

议标

合同金额5万元以上,30万元及以下

合约成本部

直接采购

合同金额5万元及以下

合约成本部

材料设备类承包商

 

 

钢材、水泥、外墙砖

招标

合同金额50万元以上

合约成本部

议标

合同金额50万元及以下,5万元以上

合约成本部

直接采购

5万元及以下项目

合约成本部

其他

招标

合同金额30万元以上

合约成本部

议标

合同金额30万元及以下,5万元以上

合约成本部

直接采购

5万元及以下项目

合约成本部

设计类承包商

招标

合同金额10万元以上

集团规划设计部

议标

合同金额10万元及以下,5万元以上

集团规划设计部

直接采购

5万元及以下项目

项目公司设计管理部

营销类承包商

市场研究销售代理营销推广总代理

招标

合同金额10万元以上

集团市场部

直接采购需得到部门负责人的确认。在金额范围内可选择高一级的承包商选择方式。

议标

合同金额10万元及以下,5万元以上

集团市场部

直接采购

5万元及以下项目

集团市场部

其它

招标

合同金额10万元以上

项目公司市场营销部

议标

合同金额10万元及以下,2万元以上

项目公司市场营销部

直接采购

2万元及以下项目

项目公司市场营销部

管理类承包商

招标

合同金额3万元以上

需求部门

在金额范围内可选择高一级的承包商选择方式。

议标

合同金额3万元及以下,0.5万元以上

需求部门

直接采购

0.5万元及以下项目

需求部门


3.采购与进度:依据项目进度计划明确采购时间

采购最主要目的之一在于保证项目开发的顺利进行,因此,建立项目开发计划与采购计划之间的关联关系是很有必要的,当项目开发计划进行调整时,相关联的采购计划也要作出调整。在实践中,主要依据项目进度计划来明确采购的时间要求。

4.采购与成本:根据合约规划明确采购发包范围与预算目标

采购活动是控制成本的重要途径。通过合约规划指导生成采购计划,实现采购计划的成本限额,在编制标底和定标时需要比较标底价格、中标价格与合约规划的金额,以判断标底价格和中标价格是否合理,合约规划是否要进行调整;通过把合约规划与采购计划进行对应,就能及时反应采购金额是否和预期目标有偏差,从而有效地控制项目成本,将项目开发的风险降到最低。(摘自《成本制胜——微利时代再造房企核心竞争力》)

运营管理
6月20-21日.............重庆
7月25-26日.............北京
9月19-20日.............深圳
成本管理
6月20-21日.............深圳
7月18-19日.............上海
9月26-27日.............北京
绩效管理
11月14-15日...........成都
11月21-22日...........广州
客服管理
8月29-30日.............北京