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移动计划 打通计划与调整之间的断头路

第53期《明源地产研究》 余斌
2014-01-22 17:37:16
人物:    企业:
导读:PDCA的四个环节里,P和A很多企业做得都不差,对于项目管理来说,D和C环节却是最容易缺失或出问题的。D和C环节做不好,PDCA循环就完不成闭环,再好的计划也是空谈。

PDCA是管理学中的一个通用模型,包括四个过程:P(计划),D(设计/执行),C(检查/反馈),A(总结/调整)。这四个过程不是运行一次就结束,而是不断循环,阶梯式上升,所以PDCA是循序渐进解决管理问题的有效途径。房地产企业的项目管理同样适用PDCA循环,任何工作我们都会围绕 PDCA 来考虑和展开。


“计划赶不上变化”,这是房地产企业常说的一句话,似乎已成为客观事实和管理常态,真的是因为不可控因素太多,让人应接不暇吗?错!PDCA的四个环节里,P和A相对容易做一些,很多企业做的计划和调整都不差,对于项目管理来说,D和C环节却是最容易缺失或出问题的。D和C环节做不好,PDCA循环就完不成闭环,制定的计划再好,但没有高效地执行和反馈,过程没有及时、有效地监控,那都是空话。


传统信息化方案能解决一部分执行和监控问题,但远远不够。移动计划是项目计划的一部分,其最大的作用就是解决工作中汇报难、效率低的问题,能够将PDCA串起来,缩短循环周期,强化监控、决策。


在 D 环节实现随时随地做汇报


传统的信息化主要依托PC电脑,工作要到办公室来完成,人像被束缚在办公桌和电脑前,很不灵活。信息化本来是要带来便捷,但结果却增加了工作量,这与现代人追求良好的工作体验相违背。为了改善用户体验,我们于是想到通过移动终端,让用户在举手投足之间就能完成工作,这是最早我们对移动计划方向性的定位。


举例来说,我们从基层执行者的角度去考虑,他们在工作中最关心什么?汇报是他们重要且经常性的工作,那么基于这个关注点,移动计划系统就把即将要做什么,当下做什么,哪些是高层关注的,哪些工作到期需要马上汇报,把这些工作按照时间先后和紧迫程度进行排序,设定及时通知,根据预计开始、本周开始、中期预警、到期警示等类型主动向使用者推送,实现了“让工作找人”。


基层执行者还经常有一个角色——现场工程师,每个管理者都会关注项目工地的形象进度,过去编制形象进度可能就是工作人员去到工地现场拍照,然后到电脑前编制形象进度报告,然后发送给管理层,这样的工作方式效率很低。为什么过去提交形象进度经常延期,什么都要领导催,其背后很重要的原因就是手段不方便!现在就可以通过移动化终端,项目现场工程师在项目现场就可以按照规定角度、位置、时间等要求直接拍照,快速把形象进度报告编制出来并发送,同时反映发现的问题,让管理者更方便快捷地掌握一线项目进展。


移动化还能解决跨部门协同问题。以前要求责任到人其实是有问题的,特别是对基层执行者来说,靠个人很难完成工作协调和资源调配。执行者如果通过移动终端迅速上报问题,相关领导就可以及时获知,快速解决,避免风险积压。如果每个事项都能如此,那么整个项目计划、进度都顺利可控,即使问题已经产生,管理者通过移动终端也可进行工作催办,持续跟进解决。


我们如果再将权责体系按专业线清晰划分,每个节点把分管领导甚至更高层级的领导都纳入进来,问题可以快速反映到高层,从单兵突击转为团队作战,效果更好!


调高 C 环节的灵敏度


上面提到,我们做移动计划开始时为了解决D环节的问题,后来发现C环节也有重大缺陷需要改善。对于管理者来说,他们要关注工作执行进度的异常,光靠大脑记忆很难及时识别,需要借助现代工具,从手工处理到电脑操作就改进了跟踪效果。不过,如果管理者必须天天回办公室盯着电脑才能处理各种工作事项,那么工作的时间成本就太高了,让管理者感觉非常麻烦。比如审查形象进度,过去管理者要打开电脑,通过电邮查看文档,或者是审阅下属放在办公桌上的彩色打印稿,管理者如果经常出差,怎么可能及时看到呢?移动化后,管理者能通过移动终端快速调取所需项目的形象进度,重点项目、重大节点都可以提前设定,任何关键信息都不会漏掉。以前必须在办公室做的工作,现在在家或者其他场所都可以完成,管理者工作时间和空间的半径得到很大拓展。


除了主动监控外,管理者能否及时识别风险也非常关键。房地产企业里工作事务的关联性很强,如果项目进展、过程风险控制都滞后,就会引发严重的连锁反应,造成延期,计划还怎么赶得上变化?过去,管理者通常是通过召开会议、听取专题汇报来识别风险,这就导致了风险严重积压,因为能拿到会上说的问题一般都已经比较严重了,解决起来就更困难。如果管理者已经识别出风险,以前可能是打电话让下属来办公室汇报,既浪费时间,又给下属增加心理压力。现在管理者用移动终端进行催告,执行者就可以及时反馈,心态更轻松,信息也会更及时准确。


我们要特别强调一下中期预警,房地产企业对预警的传统理解是在工作到期之前,比如工期是30天那么就提前5-10天提醒,这只是偏重于执行层面,在工期的最后几天才提出风险和问题,让领导怎么解决?赶工、增加人手、买最贵的材料?中期是一个概数,要按具体工期来定,比如工期是60天,那么提前30天甚至更早就应该提醒。传统的预警方式都通过PC端,靠收发短信,只是将问题送达却没有处理反馈的渠道。移动化后,执行者通过移动终端可以及时发现问题、快速填报,管理者可以即刻进行决策并做出指导,通过预警结合移动信息交互,能快速将事项执行过程中的风险提前得到规避,让问题得到快速的指导和解决!
 

“黏”住人的工具才更便于推行


移动计划除了能补齐两个“缺环”之外,还便于推广。过去推信息化往往是凭借高层的热情,从上往下压,不管使用者愿不愿意用;反过来,一种工具只得到执行层面的认可,但上面不知道,也难以广泛推广。所以,一个新系统能得到双向推动非常重要,否则如同玩跷跷板,缺了一边肯定是一头沉。


使用者通常会考虑:我本来工作就有压力,还要再用一个新系统,不是更忙更累吗?移动计划除了能增强PDCA各环节的黏度外,更重要的是与人的使用习惯相结合。现在玩手机、平板已经成为每个人生活的一部分,移动计划借助这些终端,让使用者在一定程度上感觉并不是增加工作压力。过去,工作时间是块状的,移动化后则可以把块状的工作时间碎片化,生活时间与工作时间能按照个人习惯自由整合。管理者需要处理的事情更多也更重要,整块时间更宝贵,移动计划对于他的价值应该更大。这样,不管是执行者还是中高层管理者,移动计划都能给其带来巨大的便利。当一个工具能与人的行为粘起来后,使用变得很轻松,抵触心理就小了,推行的障碍自然小了很多。